Use of Data menu in MS Excel
Sort option (शॉर्ट)
MS Excel में Sort ऑप्शन का प्रयोग एक Particular column के डाटा को ascending या descending order में व्यवस्थिति करने के लिए किया जाता है।
1. Ascending :- इसमें A To Z क्रम में डाटा को शाॅर्ट किया जाता है।
2. Descending :- इसमें Z To A क्रम में डाटा को शाॅर्ट किया जाता है।
Filter (फिल्टर)
इस option का प्रयोग डाटा को ढूढने के लिये किया जाता है। इसके अन्दर दो sub- option होते है।
(1) Auto Filter
(2) Advance Filter
Auto Filter (ऑटो फिल्टर):- इस ऑप्शन का प्रयोग करने से सभी Header Column में Combo Box आ जाते है। जिसमें searching tools पाये जाते है। उसमे से user अपनी जरूरत के अनुसार searching tool चुनता है।
Advance Filter (एडवांस फिल्टर):- इस option के द्वारा लिस्ट से डाटा को condition के अनुसार खोज कर दूसरे स्थान पर display करते है। इसमे तीन प्रकार की Range का प्रयोग होता है।
(1) List Range
(2) Criteria Range
(3) Output Range
(1) List Range (लिस्ट रेन्ज ):- यह वह रेन्ज होती है। जहाॅ से Records की खोज की जाती है।
(2) Criteria Range (क्राइटेरिया रेन्ज):- यह वह range होती है। जहाॅ पर condition दी जाती है। इसी condition के अनुसार लिस्ट रेन्ज से डाटा फिल्टर होता है।
(3) Output Range (आउटपुट रेन्ज ):- यह वह रेन्ज होती है। जहाॅ पर output display होता है। जो range criteria रेन्ज के अनुसार लिस्ट रेन्ज से फिल्टर होते है। वह सभी records इसी रेन्ज मे प्रिन्ट होता है।
Practically Approach:-
1. prepare a data list
2. copy header row
3 . Paste it twice at different location
a. first for criteria range
b. second for output range
4 set the condition in criteria range for filtering data
5 set the cell pointer at first cell of list range
6 select advanced filter option from filter them it display a dialog box tell criteria range ,output range and press ok button alter that you will see the filtered records in output range.
Form (फार्म )
फार्म ऑप्शन से user interface बनाया जाता हैं। जिसकी सहायता से डाटा को व्यवस्थित किया जाता है। फार्म बनाने के सबसे पहले cell Pointer को पहली cell में रखा जाता है। और उसके बाद इस ऑप्शन पर click किया जाता है।
Subtotal (सबटोटल)
यह ऑप्शन वहाॅ पर प्रयोग किया जाता है। जहाॅ पर एक नाम से कई रिकार्ड होते है। और वह financial activities से सम्बन्धित हो। जैसे कि एक कम्पनी में कई सेल्समैन को कई item अलग-अलग जगहो पर बेचना है। तो वहाॅ पर हर सेल्समैन का total और Grand total निकालने की जरूरत पडती है। इसके लिए हम सबसे पहले रिकार्ड को ascending order में sort कर लेते है। उसके बाद लिस्ट को select करते हैं और इस ऑप्शन पर click करे।
Validation (वैलिडेशन)
इस ऑप्शन के द्वारा सीट के अन्दर कार्य पद्वति के नियम स्थापित किये जाते है। जैसे कि हम अपनी कम्पनी के employees को 5000 से कम और 10000 के बीच वेतन देते है तो हम यह चाहते है कि salary column में 5000 से कम और 10000 से ज्यादा की Entry user से न हो जाये तो इसके लिये salary column में validation लगा देगे।
Table (टेबल)
इस ऑप्शन का प्रयोग वहाॅ किया जाता है। जहाॅ पर financial परिणाम जानने हो जैसे कि बैंक से लोन ले तो कितने महीने में किस रेट से, कितनी किस्त अदा करनी पडेगी। इसके लिये एक टेबल बना कर देख लेते है।
Consolidation (कन्सोलिडेशन)
इस ऑप्शन का प्रयोग वहाॅ पर किया जाता है। जहाॅ पर दो या दो से अधिक Locations की value का total या average निकालना हो।
Pivot Table (पाइवोट टेबल)
इस ऑप्शन के द्वारा data sheet की summery report तैयार की जाती है। जिसमें किसी विशिष्ट values को column & row wise total एवं grand total प्राप्त कर सकते है।