Using Address Book in Outlook (आउटलुक में एड्रैस बुक का उपयोग)
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक तथा आउटलुक एक्सप्रेस में Address Book की सुविधा उपलब्ध हैं। इसमें आप अपने सम्पर्क में आने वाले सभी लोंगो के ई-मेल पते भरकर स्टोर करके रख सकते हैं और कभी भी आवश्यकता पड़ने पर Use कर सकते है।
Step 1 – एड्रेस बुक देखने के लिए माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक या आउटलुक एक्सप्रेस की विंडो के Tools मेन्यू में Address Book आदेश को क्लिक कीजिए। ऐसा करते ही आपकी स्क्रीन पर एड्रेस बुक की विंडो दिखाई देगी|
Step 2 – इस विंडो के मुख्य भाग में एड्रेस बुक के सभी पते आपके द्वारा बताए गए क्रम (Order) में दिखाए जाते हैं। यदि आप इनमें से किसी को ई-मेल भेजना चाहते हैं। तो उसका नाम बीच के टैक्स्ट बॉक्स में टाइप कीजिए या लिस्ट में से उसको क्लिक करके select कर दीजिये।
Step 3 – अब Action टूल बटन की ड्रॉप-डाउन लिस्ट में Send Mail को क्लिक कीजिए, जिससे ई-मेल भेजने का डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा और उनमें सम्बंधित ई-मेल पता भरा होगा। इस तरह आप एड्रेस बुक सुविधा का उपयोग करके ई-मेल पता याद रखने और बार-बार टाइप करने से बच सकते हैं।
Step 4 – एड्रेस बुक में नया पता जोड़ने के लिए इसकी विंडो के टूल बार में New बटन के ड्रॉप-डाउन मेन्यू में New Contact विकल्प को क्लिक कीजिए। इससे आपको संलग्न चित्र की तरह New Contact का डायलॉग बॉक्स दिया जाएगा, जो शुरू में खाली होगा।
Step 5 – इस डायलॉग बॉक्स में Name टैबशीट में किसी भी व्यक्ति का नाम और ई-मेल पता टाइप कीजिए। जैसे-जैसे आप टाइप करते जाते हैं, इस विंडो का नाम बदलता जाता हैं। आप चाहें तो अन्य टैबशीटों में अन्य बहुत-सी सूचनाएं भी भर सकते हैं। सभी आवश्यक सूचनाऍ भरकर Add बटन को क्लिक कीजिए। इससे वह पता एड्रेस बुक में शामिल हो जाएगा।
यदि आप किसी पहले से भरी हुई सूचना में सुधार करना चाहते हैं, तो एड्रेस बुक की विंडो में उसे चुनकर Properties टूल का क्लिक कीजिए। इससे आप एड्रेस की प्रॉपर्टी का डायलॉग बॉक्स लगभग ऊपर वाले बॉक्स की तरह ही खुल जाएगा। इस डायलॉग बॉक्स की विभिन्न शीटों में आप उस पते तथा उससे सम्बन्धित किसी भी सामग्री में सुधार कर सकते हैं। सुधारने के बाद ok बटन को क्लिक कीजिए। इससे वह डायलॉग बॉक्स बन्द हो जाएगा।
