File Menu in MS Word (फाइल मेन्यु)

File Menu (फाइल मेन्यु)

इस मेन्यु की सहायता से फाईल से संबंधित कार्य को किया जाता है। इसके अंदर सोलह आॅप्शन होते है। जिनका प्रयोग फाईल मे किया जाता है। इसकी shortcut key alt+ F होती है।

1. New:- इस ऑप्शन का प्रयोग नयी फाइल बनाने के लिए किया जाता है। इसकी shortcut key Ctrl+N होती है। New पर क्लिक करने पर New Document आ जाता है|

2. Open :- इस Option का प्रयोग पुरानी फाइलो को या पहले से Save फाइलों को Open (खोलने) करने के लिए किया जाता हैं | इसकी shortcut key Ctrl+O होती है। यानि जो फ़ाइल आपने पहले किसी नाम से बना रखी है। उस फ़ाइल को दोबारा खोलने के लिए इस आप्शन पर click करने से नीचे दिखाया गया डायलॉग बॉक्स ओपन हो जायेगा।

3. Close:- इससे वर्तमान में खुले हुये डाक्यूमेंट को बंद किया जाता है।

4. Save:- इस Option का प्रयोग Current File को Save (सुरक्षित) करने के लिए किया जाता हैं | इसकी shortcut key Ctrl+S है स्टैर्डड टूलवार की सहायता से भी डाक्यूमेंट को सेव किया जा सकता है। इसमें save in option होता हैं जिसमे आप फाईल को कहाॅ पर सेव करना हैं यह सेट कर सकते हैं और फाईल बाॅक्स में फाईल का नाम दे कर सेव बटन पर क्लिक करते है। जिसेस फाईल सेव हो जाती है।

5. Save as:- इस Option का प्रयोग Save की गयी File को दूसरे नाम से किसी दूसरी ड्राइव में Save करने के लिए किया जाता हैं | इसकी shortcut key F12 है जो महत्वपूर्ण डाक्यूमेंट होते है उनको हमेशा Save as करना चाहिये । यह एक सुरक्षा टूल है।

6. File Search :- इसका उपयोग किसी भी शब्द के बारे में जानने के लिए किया जाता हैं। कि यह कितनी फाइलों में है।इस पर क्लिक करते ही दायीं तरफ task pane आएगा। जिसमे search text के बॉक्स में वह शब्द लिखें और search in के drop down list से उस Drive directory का चयन करें। जिसमे उपस्तिथ फ़ाइल को खोलना है। इसके बाद result should be drop down list से फ़ाइल टाइप का चयन करें और Go button पर click करें। उन सभी फाइलों के नाम दिखाई देंगे जिसमे यह शब्द उपस्थित होगा।

7. Permission:- इसके अंतर्गत उपस्थित option के द्वारा कुछ खास लोगों को Document को देखने और उसमे बदलाव करने से सम्बंधित अनुमति दे सकते हैं।और दिए गए अनुमति को ख़त्म करना चाहें तो ख़त्म कर सकते हैं।

File menu में permission option के अंतर्गत Do not distribute पर Click करें। permission नाम का dialog box आजायेगा। जिसमे Restrict Permission to this <file type> के check box पर क्लिक करें। इसके बाद read और change के बॉक्स में उस व्यक्ति का नाम और e-mail address लिखें जिसे permission देना चाहते हैं। इसके बाद अपने डॉक्यूमेंट को सेव करने के लिए ok करें। ताकि जिन्हें हमने distribute किया है उन्हें permission मिल जाये।

नोट- इस आप्शन का उपयोग (IRM) Information Right Management के द्वारा कर सकते हैं। क्योंकि यह sensitive document and email message को अनधिकृत व्यक्तिओं के द्वारा Forward और copy करने से रोकता है। IRM का उपयोग करने के लिए Windows Right Management client का Install होना आवश्यक है।

8. Versions:- इसका उपयोग अपनी फ़ाइल में अलग-अलग Date में save किये गए डेटा से सम्बंधित कोई comment लिख कर उसे सेव करें। फिर बाद में अपनी आवश्यकतों के अनुसार डेट वाइज सेव किये हुए डेटा में बदलाव करने के लिए करते हैं। इसे इस तरह भी कहा जा सकता है। कि versions का उपयोग अपने डॉक्यूमेंट को date/day wise, save करने के लिए तथा अपनी आवश्यकता के अनुसार केवल date/day wise, edit करने के लिए करते हैं। इस पर क्लिक करते ही निम्नलिखित dialog box खुलेगा।

इसमें save now पर क्लिक करके डॉक्यूमेंट के उस paragraph से सम्बंधित कमेंट लिखें जिसमे cursor है। ताकि बाद में जब भी date wise, save किये गए paragraph में बदलाव करना चाहें तो इस आप्शन पर क्लिक करके उसमे उपस्थित date/day wise, comment पर क्लिक करके ओपन करें आपके सामने वही paragraph नए स्क्रीन में खुल जायेगा। जिसमे आप अपनी इच्छानुसार बदलाव कर सकते है।

9. Save As Web Page:- इस option के द्वारा Internet (HTML) की फ़ाइल बनाकर save कर सकते है।

10. Page Setup:- इस Option का प्रयोग पेज को सेट करने के लिए किया जाता हैं जैसे Page Size, Margin, Orientation आदि सेट करने के लिए किया जाता हैं |

Paper:- इससे वर्कबुक की orientation , Scaling and paper size को सिलेक्ट कर सकते है।
Margins :- इस टैब से पेज का मार्जिन सेट करते है। पेपर में चार मार्जिन होते है। एवं हेडर एवं फुटर के लिये स्पेस सिलेक्ट करते है।
Header / Footer:- इससे पेज में हेडर एवं फुटर को सेट करते है। Custom Button पर क्लिक करके सीट में हैडर एवं फुटर लगाते है।
Sheet:- इसमें सीट का प्रिंट ऐरिया सिलेक्ट करते है। प्रिंट टाईटिल सीट से क्या क्या प्रिंट करना है। उसको चुनते है। एवं प्रिंट आर्डर सिलेक्ट करते है। इस डायलाग बाक्स में तीन बटन होते है। print, print preview, option button.

11. Print Preview :- इस Option का प्रयोग पेज को प्रिंट होने से पहले देखने के लिए किया जाता हैं| अर्थात पेज का Preview देखने के लिए किया जाता हैं| यदि कोई गलती होती है तो उसका सुधार भी कर सकते है। इसके साथ print preview टूलबार आती है जिसकी सहायता से विभिन्न प्रकार प्रिंट प्रीव्यू देख सकते है।

12. Print:- इसकी सहायता से डाक्यूमेंट का प्रिंट आउट निकाला जाता है। इसमे कई आॅप्शन होते है। जिनसे विभिन्न प्रकार से प्रिंट निकाला जा सकता है। इस डायलाॅग बाक्स में प्रिंटर का नाम page range, Number of copies , print What आदि को सेट करते है। ok पर क्लिक करके प्रिंट निकाल सकते है।

13. Exit:- इसके द्वारा प्रोग्राम को बंद कर सकते हैं। इसकी Shortcut key alt +F4 है।