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ऍम एस एक्सेल में VLOOKUP फंक्शन का प्रयोग कैसे करे|

ऍम एस एक्सेल में VLOOKUP फंक्शन का प्रयोग कैसे करे| (How to use VLOOKUP Function in excel)

VLOOKUP क्या हैं? (What is VLOOKUP  Function?)

VLOOKUP माइक्रोसॉफ़्ट एक्सेल में सबसे उपयोगी और महत्वपूर्ण फ़ंक्शन में से एक है। इसे आम तौर पर बड़े डेटा शीट में एक विशेष वैल्‍यू को देखने के लिए उपयोग किया जाता है जहां मैन्युअली सर्च करना मुश्किल होता है। VLOOKUP फ़ंक्शन approximate और exact मैच, एवं वाइल्डकार्ड को सपोर्ट करता हैं।

VLOOKUP फंक्शन का अर्थ (Meaning of VLOOKUP Function)

“V” का अर्थ “vertical” होता है “Vertical” शब्द का अर्थ है कि इसका उपयोग वैल्‍यू को वर्टीकली देखने के लिए किया जा सकता है, इसलिए इसका उपयोग किसी कॉलम के भीतर वैल्‍यू को देखने के लिए किया जा सकता है।

VLOOKUP की परिभाषा (Definition of Excel VLOOKUP)

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के अनुसार VLOOKUP को एक फ़ंक्शन के रूप में डिफाइन किया जा सकता है, “जो टेबल के बाएं कॉलम में एक वैल्‍यू की तलाश करता है और उसके बाद आपके द्वारा निर्दिष्ट कॉलम से उसी रो में वह वैल्‍यू रिटर्न करता हैं।

नोट : VLOOKUP फंक्शन का प्रयोग करते समय टेबल का डाटा ascending ऑर्डर में सॉर्ट होना चाहिए।

Syntax of VLOOKUP Function (VLOOKUP फंक्शन का सिंटेक्स)

VLOOKUP का सिंटेक्स चार तरह कि इनफॉर्मेशन से बनता हैं –



=VLOOKUP (value, table, col index, [range_lookup])

इस सिंटेक्स में इस तरह से Arguments होते हैं –

Value – टेबल के सबसे पहले कॉलम की वैल्‍यू, जिसे खोजना हैं।

Table – वह टेबल जिससे इस वैल्‍यू को प्राप्त करना हैं ।

Col_index – टेबल या रेंज का वह कॉलम, जिससे वैल्‍यू को प्राप्त करना हैं।

इसमें दो ऑप्‍शन होते हैं जो वैकल्पिक हैं –

TRUE = Approximate Match और FALSE = Exact Match | यदि आप कुछ भी स्पेसिफाई नहीं करते, तो TRUE ही डिफ़ॉल्ट होगा।

नोट : याद रखें कि lookup value हमेशा रेंज के पहले कॉलम में होनी चाहिए, ताकि वह सही ढंग से काम कर सके।

उदाहरण के लिए, यदि आपकी lookup value सेल C2 में है, तो आपकी रेंज C से शुरू होनी चाहिए।

VLOOKUP फंक्शन कैसे कार्य करता हैं (How Excel VLOOKUP Function Works)

इससे पहले कि हम यह जाने कि VLOOKUP का इस्‍तेमाल किस तरह से किया जाता हैं, हमें यह समझना चाहिए कि VLOOKUP फंक्शन कैसे कार्य करता है। VLOOKUP को vertical rows टेबल में ऑर्गनाइज़ डेटा को रिट्रीव करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जहां प्रत्येक row एक नया रिकॉर्ड दर्शाती है। यदि आपका डेटा horizontally ऑर्गनाइज़ है, तो HLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग करें।

Excel में VLOOKUP का उपयोग कैसे करें? (How to use VLOOKUP Function in Excel)

किसी वर्टिकल लुकअप फ़ंक्शन का उपयोग करने का तरीका समझने से पहले, हमें यह समझना चाहिए कि इसका उद्देश्य क्या है। मान लीजिए कि हमारे पास एक टेबल है जैसा नीचे दिखाया गया है।

अब VLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग करने के लिए इन तीन बातों को हमेशा ध्यान में रखें –

i) VLOOKUP Only Looks Right:

VLOOKUP केवल दाहिनी ओर देखता है, VLOOKUP को एक ऐसी टेबल की आवश्यकता होती है, जिसमें lookup values ठीक बाये ब्लाक में होती है | जिस डेटा को आप रिट्रीव करना चाहते हैं, वह राइट के किसी भी कॉलम में दिखाई दे सकती है –

 ii)VLOOKUP Retrieves Data Based On Column Number

जब आप VLOOKUP का उपयोग करते हैं, तो समझे कि टेबल के प्रत्‍येक कॉलम को बाएं से नंबर दिया जाता हैं। किसी विशेष कॉलम से वैल्‍यू को प्राप्त करने के लिए, बस “column index” में उचित कॉलम नंबर एंटर करे –

=VLOOKUP(H2,B2:E8,2,FALSE)    // Name

=VLOOKUP(H2,B2:E8,3,FALSE)   // Department

=VLOOKUP(H2,B2:E8,4,FALSE)   // Salary

iii) VLOOKUP has two matching modes, exact and approximate

VLOOKUP में दो मोड होते हैं: matching: exact और approximate, जो कि चौथे argument द्वारा कंट्रोल किया जाता है, जिसे “range lookup” कहा जाता है। range_lookup को exact matching करने के लिए FALSE दे या approximate matching के लिए TRUE |1 एक्सेल में TRUE वैल्‍यू को Approximate Match” और FALSE को “Exact Match” के रूप में डिस्क्राइब किया जाता हैं।

नोट : range_lookup का डिफ़ॉल्ट TRUE होता है, इसलिए जब आप यहां पर कुछ भी नहीं एंटर करते हैं, तब डिफ़ॉल्ट रूप से TRUE का उपयोग किया जाएगा।

=VLOOKUP(value, table, column) // default, approximate match

=VLOOKUP(value, table, column, TRUE) // approximate match

=VLOOKUP(value, table, column, FALSE) // exact match

Example 1 – Exact match

ज्यादातर मामलों में, आप निश्चित रूप से exact match मोड में VLOOKUP का उपयोग करना चाहेंगे। यह समझ में आता है जब आपके पास लुकअप वैल्‍यू के रूप में उपयोग करने के लिए एक यूनिक key है, उदाहरण के लिए, इस डेटा में Company Name का टाइटल।

जैसा कि आप देख सकते हैं, City को सफलतापूर्वक फॉर्मूला सेल F4 में रिटर्न कर दिया गया।

यह नोट करना महत्वपूर्ण है कि लुकअप वैल्यू, टेक्स्ट स्ट्रिंग “Apex Steel” लुकअप रेंज में मिलनी चाहिए। Case (upper and lower) को छोड़कर, वैल्‍यू बिल्कुल अचूक मैच होनी चाहिए। यदि आप “Apex  Steel”, “Apex Steel co” या “Apex comp” टाइप करते हैं, तो यह मैच नहीं होगा। कोई भी एक्स्ट्रा spaces, abbreviations or characters नहीं। वे एक जैसे ही होने चाहिए। इसे exact match कहा जाता है।

Example 2 – Approximate match

जब आप TRUE (Approximate Match) को सिलेक्‍ट करते हैं तो आप Excel को उन वैल्‍यू को रिटर्न करने के लिए कहते हैं, जो एक दूसरे के लगभग समान हैं। इसका सबसे बेहतरीन उदाहरण स्टूडेंट के स्‍कोर के आधार पर ग्रेड ढूंढना हैं। इस मामले में आप VLOOKUP से दिए गए lookup value से बेस्‍ट मैच प्राप्‍त कर सकते हैं।

नीचे दिए गए उदाहरण में, D4 सेल का फार्मूला approximate match से सही ग्रेड प्राप्त करता है।

=VLOOKUP(C4,F3:G8,2,TRUE)    //D4

=VLOOKUP(C5,F4:G9,2,TRUE)   //D5

  • नोट : VLOOKUP के approximate match मोड का उपयोग करते हैं तो आपके डेटा को लुकअप वैल्यू के ascending क्रम में सॉर्ट किया जाना चाहिए।

VLOOKUP फंक्शन का उदाहरण (Example of VLOOKUP Function)

अब हम असल में VLOOKUP का इस्‍तेमाल कैसे किया जाता हैं यह सिखेंगे। इसके लिए हम कंप्‍यूटर शॉप का एक उदाहरण लेते हैं, जिसमें कस्‍टमर को बिल दिया जाता हैं। हम इसके लिए प्रोडक्ट का एक डेटाबेस बनाएंगे, जिसके आइटम कोड को बिल में एंटर करने पर उस प्रोडक्ट का Description और Price अपने आप इनवॉइस में आ जाएगा, जिससे बिल बनाने में आसानी होगी।

सबसे पहले एक शीट में प्रोडक्ट डेटाबेस बनाते हैं।

आमतौर पर हर डेटाबेस में प्रत्येक आइटम के लिए कुछ युनिक आइडेंटिफायर होता हैं। इस डेटाबेस में, युनिक आइडेंटिफायर “Item Code” कॉलम में है। आइए अब हम दूसरी शीट में एक सैम्‍पल इनवॉइस बनाते हैं –

  1. अब इस इनवॉइस के “A” कॉलम में हम जैसे ही Item Code एंटर करेंगे, वैसे ही इस प्रोटक्‍ट का description और price दूसरी शीट के प्रोटक्‍ट डेटाबेस से रिट्रीव किया जाएगा।
  2. सबसे पहले सेल A10 में सही आइटम कोड एंटर करें।
  3. अब सेल B10 में फॉर्मूला एंटर करने के लिए Formulas टैब से Insert Function (fx) बटन पर क्लिक करें।
  4. यहां VLOOKUP टाइप करें और फिर Go पर क्लिक करें।
  5. अब फ़ंक्शन आर्ग्युमेंट्स बॉक्स प्रकट होगा, जिसमें हम VLOOKUP फ़ंक्शन को पूरा करने के लिए आवश्यक सभी arguments या पैरामीटर डाले |

अब वैल्‍यू को इस प्रकार से सिलेक्‍ट करें –

i) Lookup-value- फ़ंक्शन को यह बताना ज़रूरी है कि unique identifier को कहां पर ढूंढा जाए (इस मामले में आइटम कोड)। इसलिए हमने यहां पर जिस सेल में आइटम कोड एंटर किया हैं, उसे चुनना होगा (सेल A10 में)।

ii) Table_array- दूसरे शब्दों में, हमें VLOOKUP को बताए जाने की जरूरत है कि डेटाबेस / लिस्‍ट को कहां खोजें। दूसरे argument के selector आइकॉन पर क्लिक करें।अब डेटाबेस / लिस्‍ट को सिलेक्‍ट करें – जिसमें हेडर लाइन को शामिल न करें।

हमारे उदाहरण में, स्टॉक का डेटाबेस एक अलग वर्कशीट पर है, इसलिए हम उस वर्कशीट टैब पर पहले क्लिक करेंगे और फिर हम पूरे डेटाबेस को सिलेक्‍ट करेंगे। इसके बाद Enter कि प्रेस करें।

iii) Col_index_num –हम इस argument का उपयोग VLOOKUP को डेटाबेस से  इनफॉर्मेशन के उस टुकड़े को स्पेसीफाइ करेंगे, जो A10 में हमारे आइटम कोड से संबद्ध है और जिसे हम रिटर्न चाहते हैं।

इस विशेष उदाहरण में, हम चाहते हैं कि आइटम का description इस सेल में आना चाहिए, तो हमारे प्रोडक्‍ट डेटाबेस में Description कॉलम का नंबर दो हैं। इसलिए हम Col_index_num बॉक्‍स में “2” वैल्‍यू एंटर करेंगे।

iv) Range_lookup –अंत में, हमें यह तय करने की आवश्यकता है कि अंतिम VLOOKUP argument, Range_lookup में वैल्‍यू एंटर करनी या नहीं। यहां FALSE टाइप करें।अब अंत में OK बटन पर क्लिक करें और देखें कि आइटम कोड “WD500” से संबंधित description को सेल B10 में सही एंटर हुआ है-

इसी तरह से आइटम की price को सेल D10 में रिटर्न करने के लिए हम ऐसे ही फॉर्मूला एंटर कर सकते हैं। ध्यान दें कि सेल D10 में नया फॉर्मूला बनाया जाना चाहिए। रिजल्‍ट ऐसा दिखेगा |

ध्यान दें इस फॉर्मूला में Col_index_num नंबर “2” से बदलकर “3” बदल दिया गया हैं, क्‍योकि जिस price को हम रिट्रीव करना चाहते हैं, वह तीसरे कॉलम में हैं। अब आप Total के लिए सेल E10 में इस तरह से फॉर्मूला टाइप कर सकते हैं |

=C10*D10

तो इस तरह आपको कॉलम A में Item code और कॉलम C में Qty एंटर करनी हैं और बाकी इनफॉर्मेशन को ऑटोमेटिक एंटर किया जाएगा।

सिलेबस के अनुसार नोट्स
DCA, PGDCA, O Level, ADCA, RSCIT, Data Entry Operator
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