What is information

Data “Data” शब्द लैटिन के “Datum” से आया है, जिसका अर्थ है — “कुछ दिया गया (Something Given).” Data एक raw fact या unprocessed value होती है — यानी ऐसी जानकारी जो अपने आप में कोई अर्थ नहीं बताती। यह symbols, numbers, alphabets या figures के रूप में हो सकती है। उदाहरण : किसी Student के Marks : 78, 85, 92 Temperature Readings : 30°C, 32°C, 35°C Product Prices : ₹499, ₹999, ₹1599 अभी ये सब केवल Numbers हैं — इनका अर्थ तभी बनेगा जब इन्हें किसी Context में समझा जाए, जैसे “Student का Average Marks क्या है?” या “कौन सा Product सस्ता है?” Data के प्रकार (Types of Data) 1️. Based on Nature - Qualitative Data (गुणात्मक डेटा) : Description या Quality को दर्शाता है, जैसे — Color Red, Taste Sweet. Quantitative Data (मात्रात्मक डेटा) : Numbers में होता है, जैसे — 45 Students, ₹1200. 2️. Based on Source - Primary Data : Directly Collect किया गया Data (Survey, Observation). Secondary Data : Books, Reports, Websites से लिया गया Data. 3️. Based on Structure - Structured Data : Organized Form (Tables, Rows, Columns) — जैसे Database में। Unstructured Data : Text, Images, Videos आदि — जैसे Social Media Posts. Data की विशेषताएँ (Characteristics of Data) यह Unprocessed होता है। Context के बिना इसका अर्थ नहीं निकलता। यह Numbers, Text, Symbols, Audio, Video आदि किसी भी रूप में हो सकता है। यह Computer Memory, Files, Databases आदि में Store किया जाता है। लाभ (Advantages) Decision Making में सहायता (Helps in Decision Making) जब किसी Organization के पास पर्याप्त और सही Data होता है, तो वह बेहतर निर्णय ले सकती है। उदाहरण : Sales Data देखकर Company यह तय करती है कि कौन-सा Product ज़्यादा बिक रहा है। Future Planning के लिए उपयोगी (Useful for Future Planning) पुराना Data देखकर भविष्य के Trends का अंदाज़ा लगाया जा सकता है। जैसे पिछले साल के Electricity Consumption Data से इस साल की Demand Plan की जा सकती है। Performance Measurement (प्रदर्शन मापन) Data से पता चलता है कि किसी Process या Employee की Performance कैसी है। Example : School में Students के Marks Data से Progress Report तैयार होती है। Automation में सहायता (Helps in Automation) Modern AI Systems और ERP Software Data के आधार पर Decision लेते हैं। उदाहरण : Google Ads आपके Search Data के आधार पर Ads दिखाता है। Data Analysis और Prediction में उपयोग (Used for Analysis & Prediction) Weather Forecasting, Stock Market Prediction आदि सभी Data पर आधारित हैं। हानि (Disadvantages) Meaningless Without Processing (Processing के बिना अर्थहीन) कच्चा Data किसी काम का नहीं होता जब तक उसे Process न किया जाए। Example : “45, 67, 89” सिर्फ Numbers हैं, जब तक यह न पता हो कि ये Marks हैं या Price। Storage Space की आवश्यकता (Requires Large Storage Space) Big Data और Multimedia Files को Store करने के लिए बहुत अधिक Memory या Cloud Space चाहिए। Data Redundancy (Data की पुनरावृत्ति) अगर Proper Database Design न हो, तो एक ही Data कई जगह Duplicate हो सकता है। Security Risk (सुरक्षा जोखिम) Data Leak या Unauthorized Access होने पर Sensitive Information चोरी हो सकती है। उदाहरण : Banking या Aadhar Data Leak. Maintenance Cost (रखरखाव लागत) Huge Data को Manage करने के लिए Servers, IT Staff, और Software Maintenance की आवश्यकता होती है। Errors and Inaccuracy (त्रुटियाँ और अशुद्धता) अगर Data गलत Enter हुआ तो पूरी Report या Result गलत हो सकता है। Information जब Data को किसी Process (जैसे Sorting, Organizing, Calculating, Analyzing) से गुजारा जाता है, तो जो Meaningful Result निकलता है, उसे Information कहा जाता है। उदाहरण : Data (78, 85, 92) से जब हम Average निकालते हैं — Average 85 → यही Result है “Information” — क्योंकि अब यह उपयोगी और Meaningful है। Information के प्रकार (Types of Information) Strategic Information : Long-term Planning के लिए (जैसे Company Goals) Tactical Information : Short-term Decisions के लिए (जैसे Monthly Report) Operational Information : Daily Operations के लिए (जैसे Attendance, Billing) Information की विशेषताएँ (Characteristics of Information) यह Processed Data होती है। हमेशा Meaningful और Useful होती है। Decision Making में मदद करती है। यह Accurate, Relevant, Timely, और Complete होनी चाहिए। Information की Quality के मुख्य तत्व (Key Elements of Good Information) Accuracy (सटीकता) Relevance (प्रासंगिकता) Timeliness (समय पर उपलब्ध) Completeness (पूर्णता) Reliability (विश्वसनीयता) अगर Information इन गुणों में से किसी में कमजोर हो, तो Decision गलत हो सकता है। लाभ (Advantages) Better Decision Making (बेहतर निर्णय लेने में सहायता) Information वह रूप है जो Decision लेने के लिए Directly उपयोगी होता है। जैसे – Hospital में Patients की Information देखकर Doctor Diagnosis तय करता है। Productivity बढ़ाना (Increases Productivity) जब सही Information सही समय पर मिलती है, तो Time बचता है और Efficiency बढ़ती है। Example: Online Attendance Report से HR जल्दी Analysis कर सकता है। Communication में सुधार (Improves Communication) Information Share करने से सभी Departments के बीच बेहतर Coordination बनता है। Problem Solving में सहायता (Helps in Problem Solving) किसी Problem के Root Cause तक पहुँचने के लिए Information आवश्यक होती है। उदाहरण: अगर Sales कम है, तो Sales Data से पता चलता है कि किस Area में Demand घट रही है। Strategic Planning में मदद (Useful in Strategic Planning) Long-term Business Goals तय करने के लिए Reliable Information आवश्यक होती है। Knowledge Creation (ज्ञान निर्माण) Information से Experience जुड़ने पर Knowledge बनती है — जो किसी Organization की सबसे बड़ी संपत्ति है। हानि (Disadvantages) Information Overload (अधिक जानकारी की समस्या) कभी-कभी बहुत ज़्यादा Information मिलने से Decision लेना मुश्किल हो जाता है। उदाहरण : Manager को एक साथ 10 Reports मिल जाएँ तो Confusion बढ़ सकता है। Dependence on Data Quality (Data की गुणवत्ता पर निर्भरता) अगर Data गलत है तो Information भी गलत निकलेगी। “Garbage In, Garbage Out” Rule लागू होता है। Security & Privacy Issues (गोपनीयता समस्या) Important Information Leak होने से Personal या Business नुकसान हो सकता है। जैसे — Credit Card Info Leak होने पर Fraud हो सकता है। High Cost of Processing (प्रोसेसिंग की अधिक लागत) Accurate Information निकालने के लिए Hardware, Software और Skilled Staff चाहिए — जो महंगा होता है। Misinterpretation (गलत व्याख्या) अगर किसी Information को गलत तरीके से समझ लिया जाए तो गलत Decision हो सकता है। उदाहरण: Sales में Temporary Drop को Permanent Trend समझ लेना। Outdated Information (पुरानी जानकारी) अगर Information Update न की जाए तो वह बेकार हो जाती है और गलत Results देती है। Computer में Data और Information का महत्व किसी भी Computer System की Performance Data और Information पर निर्भर करती है। बिना Data के कोई भी Program, Website या App काम नहीं कर सकता। उदाहरण : Banking : Transactions का Data → Account Statement (Information) E-Commerce : Product Clicks → Customer Interest Report Healthcare : Patients’ Data → Diagnosis Report Education : Students’ Marks → Result Sheet Data से Information बनने की प्रक्रिया (Data Processing Cycle) कंप्यूटर में Data को Information में बदलने के लिए एक Step-by-Step Process होता है, जिसे Data Processing Cycle कहा जाता है। चरण (Steps): Input – Data को Computer में डालना (Keyboard, Scanner, Sensor आदि से) Processing – Data पर Operations करना (Sorting, Calculating, Filtering) Output – Result दिखाना या Print करना Storage – Information को File, Database या Cloud में Save करना Feedback – Result की Checking या Improvement के लिए वापस Input देना उदाहरण: जब आप IRCTC पर Train Search करते हैं — Input: Source, Destination, Date Processing: Available Trains खोजी जाती हैं Output: Train List Storage: Booking History Data और Information के उपयोग (Applications) क्षेत्र उपयोग का उदाहरण Education Student Performance Analysis Healthcare Patient Monitoring Systems Business Sales & Marketing Reports Government Census Data Analysis Science & Research Experiment Result Interpretation Relation Between Data, Information & Knowledge Data → Process → Information → Apply → Knowledge Data : Raw facts (e.g., 95, 88, 72) Information : Average Marks 85 Knowledge : "Student अच्छा पढ़ता है" — यह Experience और Interpretation पर आधारित है। Data और Information में अंतर आधार (Basis) Data (डेटा) Information (सूचना) Meaning Raw facts और figures Processed and meaningful data Nature Unorganized (अव्यवस्थित) Organized (व्यवस्थित) Usefulness Decision making में काम नहीं आती Decision making में मदद करती है Processing Unprocessed Processed Example 65, 78, 90 Average marks 77.6 Form Input form Output form Dependence Information बनाने के लिए जरूरी Data पर निर्भर

Concept of data and information – परिभाषा, विशेषताएँ व प्रक्रिया

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