Tool Menu

इस मेन्यु में एमएस वर्ड के टूल होते है। जिसकी सहायता से एक अच्छे डॉक्यूमेंट का निमार्ण किया जा सकता है। इसकी Shortcut key Alt+T होती है।

  • Spelling & Grammar checked
  • Research
  • Language
  • Hyper nation
  • Word Count
  • Auto Summarize
  • Speech
  • Track Change
  • Letter and Mailing
  • Macro
  • Auto Correct Option
  • Customize
  • Option

Spelling & Grammar :- MS Word में Spelling & Grammar Check करने की सुविधा होती है। जो यूजर English की कम जानकारी रखते है उनके लिये यह एक महत्वपूर्ण टूल है। एमएस वर्ड यूजर द्वारा लिखी गयी गलत Spelling & Grammar की error को show करने लगता है। यदि word की Spelling गलत होती है। तो उसके नीचे Red line आ जाती है। और यदि ग्रामर संबंधी error होती है। तो उस वाक्य के नीचे Green line आ जाती है। उसकी इस गलतीयों को Spelling & Grammar tool से सही किया जा सकता है। इसकी shortcut key F7 होती है । जिस शब्द या वाक्य मे error होती है उस पर राईट क्लिक करने पर Suggestion show करने लगता है। जिसमे से सही suggestion को चुन लिया जाता है। जिससे उसको रिप्लेस कर दिया जाता है।

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Spelling & Grammar डायलॉग बॉक्स में दो भाग होते है। Not in Directory box में मैटर शो होता है नीचे Suggestions Box होता है। जिसमे suggestions आते है। जिसमे से सही विकल्प चुन लिया जाता है। यदि यूजर को लगता है कि यह शब्द सही है। तो उसको कम्प्यूटर की Dictionary में जोड़ने के लिये Add to Directory Button पर क्लिक कर देते है तो वह शब्द कम्प्यूटर के शब्दकोश मे जुड़ जाता है। यदि शब्द को नही बदलना होता है तो Ignore Button पर क्लिक करते है। और यदि उस शब्द को पूरे डॉक्यूमेंट में Ignore करना होता है। तो Ignore all Button पर क्लिक कर देते है। यदि शब्द को बदलना होता है तो Change Button पर क्लिक करते है। और यदि उस शब्द को पूरे डॉक्यूमेंट में Change करना होता है। तो Change all Button पर क्लिक कर देते है।

Language:- Tool menu के इस ऑप्शन में भाषा संबंधी टूल होते है। जिसमें language set करना Thesaurus, Translate option होते है। Language set से डॉक्यूमेंट की भाषा को सेट कर सकते है। Translate इस ऑप्शन से किसी भी शब्द को Translate कर सकते है। Thesaurus में उसके same meaning show करता है। जिसका प्रयोग करके हम अपने डॉक्यूमेंट को attractive बना सकते है।

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Hyper nation :- Document के left and right alignment को सही दिखाने के लिये शब्द को तोड़ कर लिखा जाता है। ऐसे शब्द जो right alignment के कारण पूरा शब्द उस लाईन में नहीं  लिख पाता है । तो वह पूरा का पूरा शब्द नई लाईन मे आ जाता है। जिससे वह स्पेस खाली रह जाता है। जिससे डॉक्यूमेंट की सुदंरता कम हो जाती है। इसकी इस समस्या को दूर करने के लिये Hyphenation option का प्रयोग करके शब्द को हाइपरनेट किया जाता है। जिससे वह शब्द ब्रेक हो जाता है। और वहाँ पर hyper nation (-) का चिन्ह आ जाता है।

Word Count: – इस ऑप्शन से डॉक्यूमेंट के पेज वर्ड पैराग्राफ बिना अक्षर वाले शब्द स्पेस वाले शब्दों को गिनकर डायलॉग बॉक्स में शो करता है।

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Mail Merge:- मेल मर्ज एमएस वर्ड की वह महत्वपूर्ण सुविधा है। जिसके द्वारा आप एक ही पत्र अनेक व्यक्तियों को भेज सकते हैं जब ग्रुप में लेटर तैयार करना होता है। तो वहाँ पर मेलमर्ज का प्रयोग करते है। जैसे प्रवेश पत्र, निमंत्रण पत्र, ऑफिस लेटर आदि। अर्थात् इससे हम डाटाबेस को जोड़ सकते है।

Process of Mail Merge

Go to tool menu → letters and Mailings→ mail merge

Step 1:-

पर क्लिक करते है। तो Mail Merge नाम का डायलॉग बॉक्स आता है। इसमें किस प्रकार के डॉक्यूमेंट पर कार्य करना है। उसको चुनते है। जैसे letter, Email, Envelops, labels आदि। और Next Button पर क्लिक करते है।

step 1

Step 2:-

इस डायलॉग बॉक्स में यह सिलेक्ट करते है कि किस डायक्यूमेंट मे कार्य करना है। उसको चुन कर Next Button पर क्लिक करते है।

step 2

Step 3:-

इस डायलॉग बॉक्स में पहले से उपस्थित डाटाबेस को चुनते है या नया डाटाबेस बनाते है। नया डाटाबेस को बनाने के लिये Type a new list को चुनते है और Create पर क्ल्कि करते है। और डाटाबेस को बनाते है।

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Type a new list→ Create→ customize यहाँ पर अनावश्यक फील्ड को डिलीट करते है।, नये फील्ड को जोड़ सकते है। पहले से उपस्थित फील्ड को रिनेम कर सकते है। फील्ड को अपडाउन भी कर सकते है। और ok button पर क्लिक करते है। नये डाटा को जोड़ने के लिये New Entry पर क्लिक करते है। सभी डाटा fill करने के बाद क्लोज बटन पर क्लिक करते है। और डाटाबेस को सेव करते है। Refresh Button पर क्लिक करके ok Button पर क्लिक करते है। फिर Next Button पर क्लिक करते है।

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Step 4:-

यहाँ से Greeting line and items को डॉक्यूमेंट में Insert करते है। और Next Button पर क्लिक करते है।

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Step 5:-

इस स्टेप में मेल मर्ज की प्रक्रिया पूरी हो जाती है। और Next Button पर क्लिक करते है।

Step 6:-

इस स्टेप मे डॉक्यूमेंट को प्रिंट करते है। इसमे तीन ऑप्शन होते है।

all :- इससे सभी रिकार्ड प्रिंट हो जायेगे।

Current Record:- इससे केवल वर्तमान रिकार्ड प्रिंट होता है।

From:- इसमें जहाँ से जहाँ तक के रिकार्ड प्रिंट करना होता है। उनको इनपुट करते है।

और अंत में ok Button पर क्लिक करते है। तो रिकार्ड प्रिंट हो जाते है।

इसके पश्चात् मेलमर्ज टूलबार आती है। जिससे मेलमर्ज कार्य को करते है। मेल मर्ज से समय की बचत होती है और आवश्यकता के अनुसार लोगों के लिये लेटर तैयार हो जाते है। इसमें गलती होने का बहुत कम डर होता है।

Labels & Envelopes: – एमएस वर्ड में लेविल और लिफापे की सेंटिग करके डाटाबेस को सेट करके उनको प्रिंट किया जा सकता है।

Go to Tool Menu→ Letters & Mailings→ Labels & Envelopes

पर क्लिक करने पर Labels & Envelopes नाम का डायलॉग बॉक्स आता है। इसमें दो टेब होते है। Envelops, labels जिसको बनाना होता है उस टेब को सिलेक्ट करते है। इसके बाद Option Button पर क्लिक करते है और लेबिल का साइज चुनते है या फिर new label पर क्लिक करके नये लेबिल का निर्माण करते है। जिसमें लेबिल का नाम, चैडाई, लंबाई, मार्जिन आदि को सेट करते है और ok button पर क्लिक करते है। प्रिंट बटन पर क्लिक करके लेविल को प्रिंट कर सकते है।

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