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Mail Merge in MS Word

Mail Merge:- मेल मर्ज एमएस वर्ड की वह महत्वपूर्ण सुविधा है। जिसके द्वारा आप एक ही पत्र अनेक व्यक्तियों को भेज सकते हैं जब ग्रुप में लेटर तैयार करना होता है। तो वहाँ पर मेलमर्ज का प्रयोग करते है। जैसे प्रवेश पत्र, निमंत्रण पत्र, ऑफिस लेटर आदि। अर्थात् इससे हम डाटाबेस को जोड़ सकते है।

Process of Mail Merge

Go to tool menu → letters and Mailings→ mail merge

Step 1:-

Mail Merge ऑप्शन पर क्लिक करते है। तो Mail Merge नाम का डायलॉग बॉक्स आता है। इसमें किस प्रकार के डॉक्यूमेंट पर कार्य करना है। उसको चुनते है। जैसे letter, Email, Envelops, labels आदि। और Next Button पर क्लिक करते है।

Step 2:-

इस डायलॉग बॉक्स में यह सिलेक्ट करते है कि किस डायक्यूमेंट मे कार्य करना है। उसको चुन कर Next Button पर क्लिक करते है।

Step 3:-

इस डायलॉग बॉक्स में पहले से उपस्थित डाटाबेस को चुनते है या नया डाटाबेस बनाते है। नया डाटाबेस को बनाने के लिये Type a new list को चुनते है और Create पर क्ल्कि करते है। और डाटाबेस को बनाते है।

Type a new list→ Create→ customize यहाँ पर अनावश्यक फील्ड को डिलीट करते है।, नये फील्ड को जोड़ सकते है। पहले से उपस्थित फील्ड को रिनेम कर सकते है। फील्ड को अपडाउन भी कर सकते है। और ok button पर क्लिक करते है। नये डाटा को जोड़ने के लिये New Entry पर क्लिक करते है। सभी डाटा fill करने के बाद क्लोज बटन पर क्लिक करते है। और डाटाबेस को सेव करते है। Refresh Button पर क्लिक करके ok Button पर क्लिक करते है। फिर Next Button पर क्लिक करते है।

Step 4:-

यहाँ से Greeting line and items को डॉक्यूमेंट में Insert करते है। और Next Button पर क्लिक करते है।

Step 5:-

इस स्टेप में मेल मर्ज की प्रक्रिया पूरी हो जाती है। और Next Button पर क्लिक करते है।

Step 6:-

इस स्टेप मे डॉक्यूमेंट को प्रिंट करते है। इसमे तीन ऑप्शन होते है।

all :- इससे सभी रिकार्ड प्रिंट हो जायेगे।

Current Record:- इससे केवल वर्तमान रिकार्ड प्रिंट होता है।

From:- इसमें जहाँ से जहाँ तक के रिकार्ड प्रिंट करना होता है। उनको इनपुट करते है।

और अंत में ok Button पर क्लिक करते है। तो रिकार्ड प्रिंट हो जाते है।

इसके पश्चात् मेलमर्ज टूलबार आती है। जिससे मेलमर्ज कार्य को करते है। मेल मर्ज से समय की बचत होती है और आवश्यकता के अनुसार लोगों के लिये लेटर तैयार हो जाते है। इसमें गलती होने का बहुत कम डर होता है।

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