एक्सेल में कंडीशनल फोर्मेटिंग का प्रयोग (Conditional Formatting in Excel)
एक्सेल में Conditional Formatting आपको सेल की वैल्यू के आधार पर एक निश्चित कलर के साथ Cells को Highlight करने का कार्य करता है| Conditional Formatting एक्सेल स्प्रेडशीट में सबसे सरल लेकिन शक्तिशाली विशेषताओं में से एक है। जैसा कि नाम से पता चलता है, आप एक्सेल में Conditional Formatting का उपयोग उन cells को highlight करने के लिए कर सकते हैं जो specified condition को पूरा करते हैं।
Conditional Formatting एक्सेल की एक बहुत ही अच्छी विशेषता है जो आपको सेल में फोर्मेटिंग लागू करने की अनुमति देता है इसका उपयोग अक्सर स्प्रेडशीट में स्टोर डेटा और सूचनाओं को Highlight करने, या अंतर करने के लिए color based formatting के रूप में उपयोग किया जाता है।
इस पोस्ट में आपको Conditional Formatting से सम्बंधित कुछ उदाहरण दिए गए है जिससे आप Conditional Formatting को बहुत ही अच्छे से समझ सकते है-
- डुप्लिकेट सेल को कैसे पहचानें
- Greater then or less then नम्बर की सेल को हाईलाइट कैसे करें
- टॉप / बॉटम 10 नंबर को हाईलाइट कैसे करें
- डाटा को सर्च करके हाईलाइट कैसे करें
- वर्कबुक से कंडीशनल फोर्मेटिंग को कैसे हटाये
MS Excel का हमने एक विडियो तैयार किया है यह विडियो आपको MS Excel को समझने में मदद करेगा इसमें हमने MS Excel में Conditional Formatting को समझाया है-
1. डुप्लिकेट सेल को पहचानें (Identify Duplicates cells)
Excel में Conditional Formatting का उपयोग डेटासेट में डुप्लिकेट की पहचान करने के लिए किया जा सकता है।
- उस डेटासेट का चयन करें जिसमें आप डुप्लिकेट को हाइलाइट करना चाहते हैं।
- Home Tab -> Conditional Formatting -> Highlighting Cell Rules –> Duplicate Values
- Duplicate Values डायलॉग बॉक्स में, सुनिश्चित करें कि बाईं ड्रॉप डाउन बॉक्स में Duplicate सिलेक्ट किया गया है। आप सही ड्रॉप डाउन का उपयोग करके लागू किए जाने वाले फॉर्मेट को स्पेसिफाए कर सकते हैं। कुछ मौजूदा फॉर्मेट हैं जिनका उपयोग आप Custom Format option का उपयोग करके अपने स्वयं के फॉर्मेट बनाने के लिए कर सकते हैं या स्पेसिफाए कर सकते हैं।
- डुप्लिकेट वैल्यूज़ डायलॉग बॉक्स में OK पर क्लिक करें|
- यह सिलेक्टेड डेटा सेट में डुप्लिकेट होने वाली सभी सेल्स को तुरंत Highlight करेगा।
2. Greater then or less then नम्बर की सेल को हाईलाइट करें (Highlight Cells with Value Greater/Less than a Number)
आप एक्सेल में Conditional Formatting का उपयोग उन Cells को हाइलाइट करने के लिए कर सकते हैं जिनमें स्पेसिफिक वैल्यू से अधिक / कम वैल्यू होती हैं। उदाहरण के लिए, 50 से अधिक नंबर वाले Cells को Highlight करना या 50 से कम नंबर वाले Cells को Highlight करना।
- संपूर्ण डेटासेट का चयन करें।
- Home –> Conditional Formatting –> Highlighting Cell Rules –> Greater Than.. / Less Than..
- आपके द्वारा चुने गए विकल्प (greater than or less than) के आधार पर, एक डायलॉग बॉक्स ओपन होगा बाईं ओर फ़ील्ड में Format cells that are GREATER THEN: बॉक्स में, नंबर इंटर करें। इसी के साथ दाई और स्थित फील्ड With: में आप जिस कलर से सेल को Highlight करना चाहते है वह चुने|
- इसी के साथ दाई और स्थित फील्ड With: में उन Cells पर लागू होने वाले फॉर्मेट को स्पेसिफाय करें जो कंडीशन को पूरा करते हैं। कुछ मौजूदा फॉर्मेट हैं जिनका उपयोग आप कर सकते हैं या कस्टम फॉर्मेट विकल्प का उपयोग करके अपने स्वयं के फॉर्मेट को स्पेसिफाय कर सकते हैं।
- अंत में Ok पर क्लिक करें|
- यह तुरंत डेटासेट में 5 से अधिक वैल्यू वाले सभी सेल को हाइलाइट करेगा।
नोट: यदि आप 5 या 5 से अधिक वैल्यू को हाइलाइट करना चाहते हैं, तो आपको मापदंड के साथ फिर से Conditional Formatting लागू करना होगा – Equal To”।
स्पेसिफाय वैल्यू से कम नंबर वाले Cells को Highlight करने के लिए इसी प्रोसेस का पालन करें|
3. टॉप / बॉटम 10 नंबर को हाईलाइट करें (Highlighting Top/Bottom 10 (or 10%))
Excel में Conditional Formatting डेटा सेट से top 10 items या top 10% की पहचान कर सकता है। यह उन स्थितियों में मददगार हो सकता है जहां आप बिक्री के आंकड़ों में टॉप उम्मीदवारों का स्कोर या टॉप वैल्यू जल्दी देखना चाहते हैं।
इसी तरह, आप किसी डेटासेट में Bottom 10 Items या Bottom 10% की पहचान भी कर सकते हैं।
- संपूर्ण डेटासेट का चयन करें।
- Home –> Conditional Formatting –> Top/Bottom Rules –> Top 10 Items (or %) / Bottom 10 Items (or %).
- आपके द्वारा चुने गए विकल्प के आधार पर, यह डायलॉग बॉक्स ओपन करेगा मान लें कि आपने Top 10 itmes का चयन किया है, तो यह Top 10 items डायलॉग बॉक्स खोलेगा जैसा कि नीचे दिखाया गया है:
- इसी के साथ दाई ओर स्थित फील्ड With: में उन Cells पर लागू होने वाले फॉर्मेट को स्पेसिफाय करें जो कंडीशन को पूरा करते हैं। कुछ मौजूदा फॉर्मेट हैं जिनका उपयोग आप कर सकते हैं या कस्टम फॉर्मेट विकल्प का उपयोग करके अपने स्वयं के फॉर्मेट को स्पेसिफाय कर सकते हैं।
- अंत में Ok पर क्लिक करें|
- यह चयनित डेटासेट में Top 10 Items को तुरंत highlight करेगा। ध्यान दें कि यह केवल उन Cells के लिए काम करता है जिनमें इसका संख्यात्मक मान है।
- इसके अलावा, यदि आपके डेटासेट में 10 से कम सेल हैं, और आप टॉप 10 आइटम / बॉटम 10 आइटम को हाइलाइट करने के विकल्प चुनते हैं, तो सभी सेल हाइलाइट हो जाएंगे।
4. डाटा को सर्च करके हाईलाइट करना (Search and Highlight Data using Conditional Formatting)
यह Conditional Formatting का थोड़ा एडवांस उपयोग है। मान लें कि आपके पास नीचे दिए गए Products Name, Sales Rep, और Geography के साथ एक डेटासेट है। सेल C2 में एक स्ट्रिंग टाइप करना है, और यदि यह किसी भी सेल में डेटा के साथ मेल खाता है, तो इसे हाइलाइट किया जाना चाहिए।
- डेटासेट का चयन करें।
- Home –> Conditional Formatting -> New Rule (Keyboard Shortcut – Alt + O + D)
- New Formatting Rule डायलॉग बॉक्स में, Use a formula to determine which cells to format’ विकल्प का चयन करें |
- Edit the Rule Description’ section फ़ील्ड में निम्नलिखित फार्मूला दर्ज करें|
=AND($C$2<>””,$C$2=B5)
- उस फॉर्मेट को सेट करें जिसे आप उन सेल पर लागू करना चाहते हैं ऐसा करने के लिए, Format बटन पर क्लिक करें। यह format cell डायलॉग बॉक्स खोलेगा, जहाँ आप फॉर्मेट चुन सकते हैं।
- अंत में Ok पर क्लिक करें|
- बस! अब जब आप सेल C2 में कुछ भी दर्ज करते हैं, तो यह सभी मिलान cells को highlight करेगा।
5. वर्कबुक से कंडीशनल फोर्मेटिंग को हटाना (How to Remove Conditional Formatting in Excel)
एक बार लागू होने के बाद, Conditional Formatting तब तक बनी रहती है जब तक आप इसे मैन्युअल रूप से नहीं हटाते|
Conditional Formatting को हटाने के लिए:
- उन cells का चयन करें जिनसे आप Conditional Formatting को हटाना चाहते हैं।
- Home –> Conditional Formatting –> Clear Rules –> Clear Rules from Selected Cells
- यदि आप संपूर्ण workbook से Conditional Formatting हटाना चाहते हैं, तो Clear Rules from Entire Sheet चुनें।
