Format Menu in MS Word

Format Menu in MS Word

इस मेन्यु की सहायता से डॉक्यूमेंट की formatting की जा सकती है। इसमें सौलह ऑप्शन होते है। इसकी Shortcut Key की Alt+O है।

Font

इस ऑप्शन के डायलॉग बॉक्स में तीन टेब होते है। जिसकी सहायता से डॉक्यूमेंट की Formatting की जा सकती है।

प्रथम टेब Font से टेक्स्ट का font, Font style, Font Size, Font Color आदि को बदला जा सकता है एवं टेक्स्ट में विभिन्न प्रकार के Effect लगा सकते है। इसकी Shortcut key Ctrl+D है।

दूसरा टेब Character spacing का होता है जिससे टेक्स्ट के स्पेस को सेट किया जाता है।

तीसरा टेब text effects का होता है। जिससे टेक्स्ट में प्रभावशाली animations लगा सकते है।

Paragraph

इस ऑप्शन से पैराग्राफ की Formatting की जाती है। इसके डायलॉग बॉक्स में दो टेब होते है। Indents and Spacing इस टेब से पैराग्राफ का alignment, Indentation, Spacing को सेट किया जाता है। पैराग्राफ में तीन Indentation होते है। left, Right and First line Indent इन तीन की सेटिंग की जाती है। स्पेसिंग इससे पैराग्राफ के पहले और बाद का स्पेस सेट किया जाता है। इसके अलावा इससे पैराग्राफ के बीच की लाईनों के बीच कितना स्पेस देना है। इसकी भी सेटिंग की जाती है। Line and Page Breaks इस टेब से लाईन एवं पेज ब्रेक की सेटिंग की जाती है। कि नया पैराग्राफ कहाँ किस पेज पर आयेगा।

bullets and Numbering

यहाँ से डॉक्यूमेंट में Bullets and Numbering का प्रयोग कर सकते है। इसके डायलॉग बॉक्स में चार टेब होते है।

• Bullets Tab

यह bullets and Numbering डायलॉग बॉक्स का पहला टेब होता है। इससे डॉक्यूमेंट में bullets का प्रयोग कर सकते है एवं Customize Button पर क्लिक करके उस चिन्ह को बदल सकते है। एवं alignment, Position आदि को निर्धारित किया जा सकता है।

• Numbered Tab

यह बॉक्स का दूसरा टेब होता है। इससे डॉक्यूमेंट में Number का प्रयोग कर सकते है। इसको भी customize किया जा सकता है। जिससे alignment, position, Text Position आदि को निर्धारित किया जाता है। जैसे 1. 2. 3. 4., A., B., C. I, II, III

• Outline Numbered Tab

यह डायलॉग बॉक्स का तीसरा टेब होता है। इससे डॉक्यूमेंट में Outline Numbered का प्रयोग किया जाता है। जैसे 1.1, 1.1.2, 2.,2.1,2.2.1 etc.

• Life styles Tab

इस टेब से लाईन की स्टाईल को चुनकर उसका प्रयोग डॉक्यूमेंट में कर सकते है।

Borders & shading

इससे हम शब्द, पैराग्राफ या पेज मे Border and Shading का प्रयोग कर सकते है। इसके डायलॉग बॉक्स में तीन टेब होते है। इसमे setting, Style, Color, width आदि को सेट किया जाता है। Borders Tab से शब्द या पैराग्राफ में Border लगा सकते है। Page Border Tab इस टेब से पेज मे Border लगाई जा सकती है। Shading Tab इससे डॉक्यूमेंट में shading लगाई जा सकती है।

Column

Format menu के इस ऑप्शन से पेज मे कॉलम को जोड़ सकते है। पेज एक कॉलम होता है। उसको इस ऑप्शन से एक से अधिक कॉलम में बना सकते है।

• Number of column

इस spin box में जितना नंबर देंगें पृष्ठ उतने कॉलम में बंट जायेगा। या फिर ऊपर दिखाई दे रहे कॉलम में से जिस तरह का चाहिए उस पर क्लिक करें।

• Line between

इस चेक बॉक्स को चालू करने से कॉलम के बीच लाइन ला सकते हैं।

• width

इस स्पिन बॉक्स में कॉलम की चौड़ाई के लिए नंबर देते हैं।

• Equal column width

इस चेक बॉक्स को चालू करने से सभी कॉलम की चौड़ाई बराबर बराबर बाँट सकते हैं।

• Apply to

इस drop down list से whole document का selection करने से सभी पृष्ठ को कॉलम में बाँट सकते हैं। और this point forward का selection करने से जिस जगह कर्सर है आगे पुरे डॉक्यूमेंट को कॉलम में बाँट सकते हैं। इसी तरह अगर आप सिर्फ select किये हुए पैराग्राफ को कॉलम में बांटना चाहते हैं तो selected टेक्स्ट का selection करें।

Column डायलॉग बॉक्स में presets से कॉलम को चुनते है। या फिर Number of Column में कॉलम की संख्या दे सकते है। जितने कॉलम चाहिये होते है। Width and spacing से कॉलम की चैडाई एवं उनके बीच स्पेस को सेट कर सकते है। line between check box को चुनकर दो कॉलम के बीच लाईन खीच सकते है। एक कॉलम से दूसरे कॉलम में जाने के लिये उसको ब्रेक करना पडता है। अधिकतम बारह कॉलम हो सकते है। न्यूनतम एक कॉलम होता है।

Tabs

इससे टेब की सेंटिंग कर सकते है।

इससे टेब की position,alignment and leader आदि को सेट कर सकते है। इसी कार्य को रूलर बार की मदद से भी किया जा सकता है अर्थात् टेब को रूलर बार पर लगाया जाता है। फिर जब टेब की को दबाते है। तो कर्सर टेब के नीचे रूकता है। टेब में पाँच प्रकार के अलाईनमेंट होते है। इसका प्रयोग करके हम अपने डॉक्यूमेंट को व्यवस्थित तरीके से तैयार कर सकते है।

Tab stop position के बॉक्स में दूरी फिक्स करें। जैसे-1″,2″ आदि। फिर सेट पर क्लिक करके ok करें। अब Tab button दबाने पर कर्सर उतनी ही दूरी पर पहुँच जायेगा।
Left tab
Right tab
Center tab
Decimal tab
Bar tab
आदि का सिलेक्शन करने से दिए गए तब के बाद लिखने पर लेख उसी अंदाज़ में टैब देने के लिए Ctrl+tab दबाएँ।

Change Case

इससे पहले से लिखे शब्दों के केस को बदला जा सकता है। इसमें पाँच केस होते है।

किसी भी केस से किसी भी केस में बदला जा सकता है।

1. Sentence Case :- इस केस में सेनटेंस का पहला अक्षर बडा होता है। बाकी सभी अक्षर छोटे होते है। जैसेः- I am student of dca.
2. lower case :- इस केस में सेनटेंस के सभी अक्षर छोटे होते है। जैसेः- i am student of dca.
3. UPPER CASE :- इस केस में सेनटेंस के सभी अक्षर बडे होते है। जैसेः- I AM STUDENT OF DCA.
4. Title Case :- इस केस में प्रत्येक शब्द का पहला अक्षर बडा होता है। जैसेः- I Am Student Of Dca.
5. tOGGLE cASE :-यह एक विशेष प्रकार का केस है। इसमें प्रथम लैटर छोटा तथा बाकी लैटर बड़े होते हैं जैसे:- i aM sTUDENT oF dCA.

Background

इससे डॉक्यूमेंट के बेकग्राउड को बदला जा सकता है। इसमें color, Fill effect and Print water mark को सेट किया जा सकता है।

Format menu→ background→ fill effect

Format menu→ background→ printed water mark

Theme

इसके द्वारा डॉक्यूमेंट में बने बनाये डिज़ाइन ला सकते हैं। यह unified design elements and color schemes का ऐसा सेट होता है। जो प्रोफेशनल और डिज़ाइन वाले डॉक्युमेंट तैयार करने में मदद करता है। जिसके कारण डॉक्यूमेंट को MS Word, e-mail और वेब पर देखने में आसानी होती है।

Frame

इस ऑप्शन का उपयोग इनफार्मेशन में आसानी के साथ जाने और website के contents को शो करने के लिए किया जाता है। जो कि पेज में फ्रेम बनाकर उसे separate web page के लिए डिज़ाइन करके वेबसाइट के लिए तैयार किया जाता है। और इसका उपयोग वेबसाइट में header और table बनाने के लिए किया जाता है।

Auto Format

इस ऑप्शन से डॉक्यूमेंट को auto format किया जा सकता है। उसकी हैडिंग, लिस्ट, पैराग्राफ आदि को सेट किया जाता है। एवं कई टेक्स्ट इससे रिप्लेस किये जाते है। जिससे वह सुदंर दिखने लगता है। इस ऑप्शन का प्रयोग करके डॉक्यूमेंट की सेंटिंग ऑटोमेटिक हो जाती है

Styles and Formatting

इस ऑप्शन से Formatting के लिये स्टाइल का निमार्ण कर सकते है। एवं उसकी shortcut key को परिभाषित कर सकते है। इसमें पैराग्राफ अक्षर लेविल की सेटिंग की जाती है। एवं Font, tab, paragraph, border आदि को सेट किया जा सकता है।

इस Task pane new style button पर क्लिक करें निम्नलिखित डायलॉग बॉक्स खुलेगा। जिसमे नीचे दिए गए तरीके को अपनाये।

• Name

इस बॉक्स में कोई नाम लिखे। जैसे- Heading इसके बाद।

• Based on

इस drop down list से यज सिलेक्शन करें के आपकी heading का आधार किस तरह हो। और अगर नहीं चाहते हैं तो Normal का सिलेक्शन करें।

• Style for following paragraph

इस drop down list से यह selection करें कि आप जब Enter button दबाने के बाद पैराग्राफ लिखें तो पैराग्राफ किस स्टाइल में आये। और अगर नहीं चाहते है। तो Normal का सिलेक्शन करें।

• Format

इस बटन पर क्लिक करने से जो ऑप्शन की पट्टी आएगी। इसमें font पर क्लिक करके Heading का साइज font style color underline आदि का selection करके ok करे।

इसके बाद इसी पट्टी में font के नीचे पैराग्राफ पर क्लिक करके alignment की जगह से justified center right left आदि में से किसी एक का selection करें। इसके बाद special के drop down list से First line को सेलेक्ट करके यह फिक्स करें कि पैराग्राफ की पहली लाइन कितनी दूरी पर आये। इसके अलावा right left से पैराग्राफ की दूरी पृष्ठ के दोनों तरफ हो। और लाइन के बीच कितनी दूरी हो। इसका भी selection करना चाहें तो कर सकते हैं। इसके बाद ओके करते ही बॉक्स खुलेगा उसमे short cut key button पर लीक करने से एक और डायलॉग बॉक्स खुलेगा। press now short cut key के बॉक्स में Ctrl के साथ कोई भी बटन दबाएं। उदाहरण के लिए- Ctrl+H इसके बाद assign पर क्लिक करके क्लोज पर क्लिक करें फिर ok पर क्लिक करके apply करें।

इस तरह heading और paragraph के लिए जितना स्टाइल बनाना चाहते हैं। बना सकते हैं।

नोट- आम तौर पर Heading का साइज पैराग्राफ के साइज से बड़ा रखते हैं। और Center, Right, Left में से किसी एक का selection करते हैं। और short cut key आम तौर पर Ctrl+h Fix करते हैं।

और पैराग्राफ का साइज heading के साइज से कम रखते हैं। और justified का selection करके First line 0.3 inch दूरी पर रखते हैं। और short cut key आम तौर पर Ctrl+p फिक्स करते हैं।

इस तरह आपको दो स्टाइल बनाने पड़ेंगे एक heading के लिए और दूसरा paragraph के लिए। उनमे से जिसे लाना है। उसके short cut key को दबाएं। और लिखना शुरू कर दें।