एम् एस एक्सेस 2013

एमएस एक्सेस 2013 में टेबल कैसे बनाएं

Table

MS Access 2013 में कई ऑब्जेक्ट्स होते हैं लेकिन टेबल सबसे ज्यादा महत्वपूर्ण ऑब्जेक्ट होता हैं क्योकि अन्य डेटाबेस ऑब्जेक्ट्स भी टेबल पर निर्भर होते हैं, इसलिए आपको पहले टेबल बनाकर डेटाबेस का डिज़ाइन शुरू करना होता हैं। जब आप MS Access 2013 में डेटाबेस बनाते हैं, तो आप अपने डेटा को टेबल में स्टोर करते हैं।

एक्सेस आपको कई ऑब्जेक्ट्स को कई व्यूइंग मोड में प्रदर्शित करने की अनुमति देता है। Datasheet view आपके Table, Query, Form, और Report में डेटा प्रदर्शित करता है। जबकि Design view आपके एक्सेस ऑब्जेक्ट्स को डिज़ाइन करने के लिए विकल्प प्रदर्शित करता है। आप दोनों ही तरीको से एक नई टेबल बना सकते हैं। जब आप Data sheet view में कोई टेबल बनाते हैं, तो आप डेटा दर्ज करते हैं एक्सेस आपके द्वारा दर्ज किए गए डेटा के आधार पर प्रत्येक फ़ील्ड के Data type को निर्धारित करता है।

एमएस एक्सेस 2013 में टेबल कैसे बनाएं
(How to Create a Table in MS Access 2013)

  • सबसे पहले File Tab के अंतर्गत New विकल्प पर क्लिक करें।
  • इसके बाद Blank database चुने या आप Office.com टेम्पलेट का उपयोग कर सकते हैं। हम Blank database का चयन करेंगें|

  • आप जैसे ही Blank database पर क्लिक करेंगे आपसे डेटाबेस के लिए नाम बनाने के लिए कहा जाएगा आप डेटाबेस का कोई भी नाम दे सकते हैं| 
  • अब आपके पास एक Blank database है। आप डेटा दर्ज करना शुरू करने के लिए तैयार हैं। लेकिन याद रखें, डेटा जोड़ने के लिए, हमें पहले टेबल बनानी होगी।
  • एक नई टेबल बनाने के लिए Create tab पर क्लिक करें और टेबल जोड़ने के लिए Table विकल्प पर क्लिक करें। 

  • एक्सेस डिफ़ॉल्ट रूप से आपके लिए एक टेबल बनाता है, इसलिए जब हम ऐसा करते हैं, तो हमारे पास दो टेबल होंगे, जैसा कि नीचे दिखाया गया है। 

  • टेबल के बीच नेविगेट करने के लिए आप टेबल 1 या टेबल 2 टैब पर क्लिक कर सकते हैं। 
  • स्क्रीन के बाईं ओर, टेबल 1 पर राइट क्लिक करें और Design View का चयन करें। यह वह जगह है जहां आप टेबल में कौन से फ़ील्ड स्टोर करना चाहते हैं, यह निर्धारित करके टेबल को डिज़ाइन कर सकते हैं। 

  • एक्सेस आपको टेबल का नाम देने के लिए कहेगी। एक टेबल नाम दर्ज करें हमने टेबल का नाम बुक दिया हैं फिर Ok पर क्लिक करें।
  • आपके सामने डिज़ाइन व्यू ओपन हो जायेंगा अब आप डिज़ाइन व्यू पर काम कर सकते हैं और टेबल की फील्ड जोड़ सकते हैं आईडी पर क्लिक करके, आप अपनी Primary key भी जोड़ सकते हैं। उदाहरण के लिए हमने अपनी Primary key ISBN बनाई हैं।

  • इसके बाद, हम टैब के दबाकर Data Type विकल्प पर पहुँच जायेगे चूँकि ISBN को हमने Primary key बनाया हैं तो हम Data Type “Number” का चयन करें। 

  • इसके बाद, हम विवरण (Description)  पर टैब करेंगे और फ़ील्ड में दर्ज डेटा का विवरण टाइप करेंगे। यदि आप पिछले फ़ील्ड पर वापस जाना चाहते हैं तो Shift +Tab दबाएं। 
  • अब आप आगे और जो भी फील्ड जोड़ना चाहते हैं उन्हें जोड़ ले जैसे Author, Title, Publication Date, Price आदि|



  • जब हम इस टेबल के लिए सभी फ़ील्ड में प्रवेश करना समाप्त कर लेंगे, तो अब हम टेबल को डेटाशीट व्यू में बद्लेगे। आप स्क्रीन के निचले दाएं किनारे पर आइकन पर क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं: 

  • या, Design Tab पर स्थित View के नीचे ड्रॉपडाउन तीर पर क्लिक करें। 

  • अब आपको टेबल को Save करने के लिए कहा जाएगा, फिर आप इसमें जानकारी दर्ज कर पाएंगे। Yes पर क्लिक करें। 
  • फ़ील्ड जानकारी दर्ज करते समय विवरण फ़ील्ड वैकल्पिक है। हालांकि, जब आप इसे दर्ज करते हैं, तो यह Datasheet View में होने पर विंडो के निचले बाएं हिस्से में दिखाई देगा।

  • यह डेटा प्रविष्टि या बाद की तारीख में टेबल पढ़ने के दौरान सहायक हो सकता है।    

टेबल में डेटा कैसे जोड़ें (How to Add Data in Table)

टेबल में डेटा जोड़ने के कई तरीके हैं। लेकिन Datasheet View में डेटा दर्ज करना सबसे आसान तरीका है। यह बिलकुल MS Excel स्प्रेडशीट फ़ाइल के समान दिखता है और काम करता है। हमने निम्नलिखित पुस्तकें हमारी Book Table में दर्ज की हैं।

ISBNAuthorTitlePublication YearPrice
0393059804Sebastian JungerA Death in BelmontApr 18, 20069.58
0618915478Philip RothExit GhostOct 1, 20077.37
0062088025James GrippandoLying with StrangersApr 24, 20128.99
0316067369Alice SeboldThe Almost MoonSep 8, 20089.01
0440245117John GrishamThe ConfessionJul 19, 20116.04
0345531964John GrishamThe TestamentDec 27, 20118.99

आप इस डेटा को सेल में टाइप करके और टैब दबाकर या अगले सेल पर क्लिक करके दर्ज कर सकते हैं। आपकी तालिका इस तरह दिखाई देंगी|

 

सिलेबस के अनुसार नोट्स
DCA, PGDCA, O Level, ADCA, RSCIT, Data Entry Operator
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