एमएस एक्सेल 2013 में सॉर्ट डाटा का प्रयोग कैसे करें
(How to Sort Data in MS Excel 2013)
डेटा सॉर्ट करना डेटा विश्लेषण (Data analysis) का एक अभिन्न अंग है। सॉर्ट ऑप्शन के द्वारा आप वर्णमाला क्रम (alphabetical order) में नामों की लिस्ट को व्यवस्थित कर सकते है सॉर्टिंग डेटा ऑप्शन आपको अपने डेटा को बेहतर ढंग से देखने, समझने और व्यवस्थित करने और उस डेटा को खोजने में मदद करता है जो आप चाहते हैं| आप एक या एक से अधिक कॉलम में टेक्स्ट को (A to Z या Z to A), संख्याओं को (सबसे बड़ी से छोटी या सबसे बड़ी से छोटी संख्यां), और दिनांक और समय (पुरानी से नए और नई से पुरानी डेट) तक डेटा सॉर्ट कर सकते हैं। आप अपने द्वारा बनाई गई कस्टम लिस्ट को (जैसे कि large, medium और small) या सेल कलर, फॉन्ट कलर, या आइकन सेट सहित फॉर्मेट भी कर सकते हैं।
आप एक्सेल डेटा को एक कॉलम या कई कॉलम पर सॉर्ट कर सकते हैं। आप अपने डाटा को आरोही (ascending) या अवरोही (Descending) क्रम में सॉर्ट कर सकते हैं।
सॉर्टिंग के प्रकार (Types of sorting)
डेटा को सॉर्ट करते समय, सबसे पहले यह तय करना महत्वपूर्ण है कि आप संपूर्ण वर्कशीट या केवल सेल रेंज पर सॉर्ट करना चाहते हैं।
Sort Sheet आपके वर्कशीट में सभी डेटा को एक कॉलम द्वारा व्यवस्थित करता है। सॉर्ट लागू होने पर प्रत्येक Row में संबंधित जानकारी एक साथ रखी जाती है। नीचे दिए गए उदाहरण में, Contact Name कॉलम (column A) को वर्णमाला क्रम में नाम प्रदर्शित करने के लिए क्रमबद्ध किया गया है।
Sort Range डेटा की एक श्रृंखला में डेटा को टाइप करता है, जो कई टेबल वाली शीट के साथ काम करते समय सहायक हो सकता है। किसी श्रेणी को सॉर्ट करने से वर्कशीट पर अन्य कंटेंट प्रभावित नहीं होता हैं|
शीट को सॉर्ट कैसे करें (How to Sort a Sheet)
हमारे उदाहरण में, हम Last Name (कॉलम C) द्वारा वर्णानुक्रम (alphabetically) में एक टी-शर्ट ऑर्डर फॉर्म सॉर्ट करेंगे।
- उस कॉलम में एक सेल का चयन करें जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं। हमारे उदाहरण में, हम सेल C2 का चयन करेंगे।
- रिबन पर Data Tab का चयन करें, फिर A से Z सॉर्ट करने के लिए Ascending , या Z से A सॉर्ट करने के लिए Descending कमांड पर क्लिक करें। हमारे उदाहरण में, हम Ascending कमांड पर क्लिक करेंगे।
- वर्कशीट को चयनित कॉलम द्वारा सॉर्ट किया जाएगा। हमारे उदाहरण में, वर्कशीट अब Last Name से सॉर्ट है।
ऍम एस एक्सेल का हमने वीडियो तैयार किया है जिसमे ऍम एस एक्सेल के सॉर्ट और फ़िल्टर ऑप्शन को समझाया गया है| यदि आप अच्छे से सॉर्ट ऑप्शन को समझना चाहते है तो वीडियो को जरुर देखे-
रेंज को सॉर्ट कैसे करें (How to Sort a Range)
हमारे उदाहरण में, हम अलग-अलग तिथियों पर आदेश दिए गए शर्टों की संख्या को सॉर्ट करने के लिए हमारे टी-शर्ट आदेश फ़ॉर्म में एक अलग तालिका का चयन करेंगे।
- उस cell range का चयन करें जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं। हमारे उदाहरण में, हम cell range A13: B17 का चयन करेंगे।
- रिबन पर Data Tab का चयन करें, फिर Sort कमांड पर क्लिक करें।
- Sort डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। उस कॉलम को चुनें जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं। हमारे उदाहरण में, हम डेटा को टी-शर्ट ऑर्डर की संख्या से सॉर्ट करना चाहते हैं, इसलिए हम ऑर्डर का चयन करेंगे।
- सॉर्टिंग ऑर्डर तय करें (या तो आरोही या अवरोही)। हमारे उदाहरण में, हम सबसे छोटे से सबसे बड़े उपयोग करेंगे।
- एक बार जब आप अपने चयन से संतुष्ट हो जाएं, तो Ok पर क्लिक करें।
- सेल रेंज को चयनित कॉलम द्वारा सॉर्ट किया जाएगा। हमारे उदाहरण में, ऑर्डर कॉलम को निम्न से उच्चतम तक सॉर्ट किया जाएगा।
