How to Use Validation Rules in MS Access 2013

Validation rules

Validation rules एक नियम है जो निर्देश देता है कि कौन सी जानकारी किस फील्ड में दर्ज की जा सकती है। जब एक Validation rules लागू होता है, तो यूजर के लिए नियम का उल्लंघन करने वाले डेटा में प्रवेश करना असंभव है। उदाहरण के लिए, यदि यूजर किसी टेबल में Contact information के स्थान पर State डालता हैं तो हम एक नियम बना सकते हैं जिससे यह यूजर को ऐसा कुछ टाइप करने से रोक देगा जो वास्तव में वास्तविक स्थिति के अनुरूप नहीं है। नीचे दिए गए उदाहरण में, हम उस नियम को हमारी ग्राहक तालिका में लागू करेंगे। यह एक काफी सरल Validation rules है – हम केवल यूजर द्वारा दर्ज किए गए सभी वैध प्रतिक्रियाओं का नाम देंगे, जिसका अर्थ यह होगा कि यूजर रिकॉर्ड में कुछ और टाइप नहीं कर सकते हैं।

एमएस एक्सेस 2013 में वेलिडेशन रूल्स का उपयोग कैसे करें
(How to Use Validation Rules in MS Access 2013)

उस फ़ील्ड का चयन करें जिसमें आप Validation rules जोड़ना चाहते हैं। हमारे उदाहरण में, हम State field के लिए एक नियम निर्धारित करेंगे।
Field Tab का चयन करें, फिर Field Validation group का पता लगाएं। Validation ड्रॉप-डाउन कमांड पर क्लिक करें, फिर फील्ड Validation rules का चयन करें।

Expression Builder डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। टेक्स्ट बॉक्स पर क्लिक करें और अपना Validation rules टाइप करें। हमारे उदाहरण में, हम State field में डेटा को वास्तविक state postal codes तक सीमित करना चाहते हैं। हम प्रत्येक मान्य प्रतिक्रियाओं को quotation marks (“ “) में टाइप करेंगे|

एक बार जब आप Validation rules से संतुष्ट हो जाएं, तो Ok पर क्लिक करें। डायलॉग बॉक्स बंद हो जाएगा।
Validation ड्रॉप-डाउन कमांड पर दोबारा क्लिक करें। अब Field Validation Message का चयन करें।

एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। उस वाक्यांश को टाइप करें जिसे आप एक त्रुटि संदेश में दिखाना चाहते हैं अर्थात जब यूजर Validation rules का उल्लंघन करेगा या गलत डाटा इंटर करेगा तो उसके सामने Error massage दिखाई देंगा|