Advantages/merit of Computerized Accounting
कंप्यूटर अकाउंटिंग प्रोग्राम का उपयोग करने के मुख्य लाभ इस प्रकार हैं:
- Faster Processing: कंप्यूटर को किसी विशेष कार्य को करने में मनुष्य की तुलना में बहुत कम समय की आवश्यकता होती है। इसलिए, कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली का उपयोग करके लेखांकन डेटा को तेजी से संसाधित किया जाता है।
- Accurate Information: कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली में त्रुटि के लिए कम जगह है क्योंकि मैन्युअल सिस्टम में एक ही अकाउंटिंग डेटा को बार-बार लिखना होता है, जबकि कंप्यूटर में प्रत्येक लेनदेन के लिए केवल एक खाता प्रविष्टि की आवश्यकता होती है।
- Reliability: कंप्यूटर सिस्टम ऊब, थकान या थकान के प्रति प्रतिरक्षित हैं। इसलिए, ये दोहराए जाने वाले कार्यों को प्रभावी ढंग से कर सकते हैं और मनुष्यों की तुलना में अत्यधिक विश्वसनीय होते हैं।
- Easy Availability of Information: डेटा एक ही समय में विभिन्न उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध कराया जा सकता है। इसे डेटा शेयरिंग कहा जाता है।
- Up-to-date Information: अकाउंट बैलेंस प्राप्त करना बहुत आसान रहेगा, क्यूंकि जैसे ही हम कंप्यूटर में डाटा इनपुट या संग्रहित करते हैं तो इससे सम्बंधित रिकॉर्ड स्वतः ही अपडेट हो जाते हैं।
- Efficiency: कंप्यूटर आधारित लेखा प्रणाली समय और संसाधनों का बेहतर उपयोग सुनिश्चित करती है।
- Storage and Retrieval: कंप्यूटर आधारित प्रणालियों को जर्नल, लेजर और अकाउंटिंग रजिस्टर के रूप में खातों की किताबों की तुलना में भौतिक स्थान की एक आंशिक मात्रा की आवश्यकता होती है।
- Works as a Motivator: कंप्यूटर सिस्टम का उपयोग करने वाले कर्मचारी प्रशिक्षित और नौकरी के लिए विशिष्ट होते हैं इसलिए वे अधिक मूल्यवान महसूस करते हैं।
- Automated Document Production: कैश बुक, ट्रायल बैलेंस और वित्तीय विवरण जैसी लेखांकन रिपोर्ट स्वचालित रूप से उत्पन्न होती हैं और केवल माउस के एक क्लिक से आसानी से इन्हें पेपर पर प्रिंट किया जा सकता हैं|
- MIS Reports: कम्प्यूटरीकृत सूचना प्रणाली द्वारा उत्पन्न वास्तविक समय प्रबंधन सूचना रिपोर्ट का उपयोग करके व्यवसाय की निगरानी और नियंत्रण करना आसान है।
Disadvantages/ Demerit of Computerized Accounting
कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली (Computerized Accounting System) की सीमाएं लगभग कंप्यूटर की नुकसान के अनुरूप ही हैं उनमे से कुछ निम्नानुसार हैं:
- कंप्यूटराइज्ड एकाउंटिंग के लिए आपको कंप्यूटर, प्रिंटर, सॉफ्टवेयर और अन्य जरुरी कंप्यूटर के सामान खरीदना पड़ेंगे जिसकी कीमत परंपरागत एकाउंटिंग से बहुत ज्यादा होगी|
- समय समय पर कंप्यूटर हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर के नए संस्करणों पर अपडेट करने की जरूरत रहेगी जो की व्यापर के लिए एक बहुत बड़ा अधिभार हो सकता है।
- कंप्यूटर पर एकाउंटिंग करना सामान्य कंप्यूटर चलाना जैसा नहीं होता है इसलिए प्रशिक्षण की आवश्यकता पड़ेगी, जिसकी भी अलग से लागत होगी|
- कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली की शुरूआत के कारण कर्मचारियों के बीच बेरोजगारी का डर भी आ सकता हैं, कर्मचारी असुरक्षित महसूस कर सकते हैं कि वे रोजगार खो सकते हैं और कंप्यूटर से संबंधित कार्यों में कम रुचि दिखा सकते हैं।
- जब कम्प्यूटरीकृत प्रणाली शुरू की जाती है, तो लेखांकन और अन्य कार्यों की मौजूदा प्रक्रिया बाधित होती है। इसके परिणामस्वरूप काम के माहौल में कुछ बदलाव आते हैं।
- हार्डवेयर में कुछ विफलता के कारण सिस्टम के क्रैश होने का खतरा हमेशा बना रहता है|
- जब भी कंप्यूटर सिस्टम फेल होता है तो दुसरे विकल्प को तैयार करने में भी बहुत समय लग जाता है, जिस्स्से रोजमर्रा के काम बाधित होते हैं| नियमित प्रक्रियाओं को वापस लाने में इसमें कुछ समय लगता है।
- मनुष्यों के विपरीत, कंप्यूटर में सिस्टम में अप्रत्याशित त्रुटियों का न्याय करने या उनका पता लगाने की क्षमता नहीं होती है। अर्थात कंप्यूटर भविष्य में होने वाली गलतियों के बारे में हमें पहले से सूचित नही कर सकता है|
- वायरस और हैकिंग हमेशा सिस्टम के लिए एक खतरा बना रहता है|
- अगर कंप्यूटर एकाउंटिंग के लिए जिस व्यक्ति ने विशिष्ट कार्यक्रम बनाया है, वह मूल रिकॉर्ड के साथ छेड़छाड़ करके आसानी से धोखा दे सकता है।
- कंप्यूटर के व्यापक उपयोग से कई स्वास्थ्य समस्याएं हो सकती हैं जैसे कि आंखों में खिंचाव, मांसपेशियों की शिकायत, पीठ में दर्द आदि। जिसके परिणामस्वरूप कार्य कुशलता में कमी आती है और साथ ही चिकित्सा व्यय में वृद्धि होती है।
