एक्सेस दो फार्म बनाता हैं, एक मुख्य फार्म तथा दूसरे Sub-form एक फार्म के अंदर दूसरे फार्म का प्रयोग किया जा सकता हैं। जो फार्म दूसरे फार्म के अंदर कार्य करता हैं, उसे Sub-form कहते हैं। और मुख्य फार्म को Main form कहा जाता हैं, एक मुख्य फार्म के अंदर एक या एक से अधिक फार्म हो सकते हैं। जब किसी टेबल में one two many relationship का प्रयोग किया गया हैं, उस स्थिती में Sub-form अधिक कारगार होता हैं। उदाहरण के लिए आपने दो टेबल बनाये हैं, जिसमें एक टेबल में उत्पाद की विभिन्न श्रेणीयाँ हैं, जैसे TV, Fridge, Washing Machine आदि उस टेबल को हम “Category” नाम देते हैं, तथा दूसरे टेबल में हमने प्रत्येक श्रेणी के वास्तविक उत्पाद को रखा हैं, जैसे 21 inch Lcd, 365 lit fridge आदि तथा इस टेबल को “product” नाम दिया हैं।
इन दोनों टेबल में one to many relationship हैं, अर्थात् TV श्रेणी में दूसरे टेबल में विभिन्न उत्पाद जुडे हैं। ऐसे स्थिती में हम दूसरे टेबल के लिए Sub-form बना सकते हैं। मुख्य फार्म एवं Sub-form एक दूसरे से जुड़े होते हैं, तथा जो रिकार्ड पहले टेबल में हैं, उससे संबंधित रिकार्ड दूसरे टेबल से दर्शाया जाता हैं। जब फार्म पर पहले टेबल के एक श्रेणी को दर्शाता हैं, तब Sub-form दूसरे टेबल में उसी उत्पाद को दर्शाता हैं।
आप Sub-form को datasheet view, form view, pivot table view आदि में डिजाइन कर सकते हैं। लेकिन यदि मुख्य फार्म pivot table या pivot chart में डिजाइन किया हैं, तब उसमें Sub-form दिखाई नहीं देता हैं।
जब आप one to many relationship का प्रयोग कर मुख्य फार्म एवं Sub-form बनाते हैं, तब इस relationship की one side यह मुख्य फार्म प्रयोग करता हैं, तथा many side यह Sub-form प्रयोग करता हैं। जो भी Sub-form आप मुख्य फार्म में बनाते हैं, उनके बीच रिलेशनशिप की व्याख्या करना आवश्यक हैं। दोनों टेबल में प्रायमरी की एक समान होनी चाहिए।
आप मुख्य फार्म के अंदर एक से अधिक Sub-form बना सकते हैं, तथा Sub-form के अंदर और भी Sub-form बना सकते हैं। लेकिन एक के अंदर दूसरे Sub-form की संरचना सात Sub-form से अधिक नहीं होनी चाहिए।
जब आप किसी मुख्य फार्म एवं Sub-form में रिकार्ड डालते हैं, तब एक्सेस Sub-form से एन्ट्री करते समय मुख्य फार्म के टेबल के रिकार्ड को स्वयं ही सेव करता हैं।
How to create Sub-Form
जब कोई मुख्य फार्म उसके Sub-form से जुड़ा हैं, तब उसे टेबल को जाचँ लेना चाहिए। तथा दोनों टेबल के बीच relationship सेट कर लेना चाहिए। लेकिन जब मुख्य फार्म pivot table या pivot chart के रूप में होता हैं, तब उसके अंदर Sub-form नही बना सकते हैं। Sub-form बनाने के लिए निम्न पदों का प्रयोग करें।
- मुख्य विंडो में from आयकॉन पर क्लिक करे। फार्म का डायलॉग बॉक्स खुल जाता हैं।
- उसे “from wizard” पर दो बार क्लिक करें। विजार्ड में पहले टेबल को सिलेक्ट करें, उसमें मुख्य फील्ड जो दूसरे टेबल से जुड़ी हैं, उसे भी insert करे। इसी डायलॉग बॉक्स से दूसरे टेबल को भी सिलेक्ट करे। जिन फील्ड को जोड़ना हैं, उन्हें क्लिक कर insert करें। इसी डायलॉग बॉक्स में दूसरे टेबल को भी सिलेक्ट करे। जिन फील्ड को जोड़ना हैं, उन्हें क्लिक कर Insert करें।
- यदि आपने फार्म बनाने के पहले दोनों टेबल के बीच में relationship बना ली हैं, तब विजार्ड आपसे कौन से टेबल से डाटा देखना हैं। विजार्ड डायलॉग बॉक्स में “from with Sub-form” विकल्प को सिलेक्ट करें।
- विजार्ड में अन्य विकल्पों को सेट करें, तथा Finish बटन को क्लिक करें।
