कंप्यूटर फंडामेंटल्स

fact finding techniques

फैक्ट फाइंडिंग तकनीक क्या होती है?

फैक्ट फाइंडिंग तकनीक डाटा और सूचना के संग्रह की प्रक्रिया है जिसमें मौजूदा दस्तावेजों, शोध, अवलोकन, प्रश्नावली, साक्षात्कार, प्रोटोटाइप का प्रयोग किया जाता है। सिस्टम विश्लेषक मौजूदा सिस्टम को विकसित और कार्यान्वित करने के लिए उपयुक्त तथ्य-खोज तकनीकों (Fact finding techniques) का उपयोग करता है। फैक्ट-फाइंडिंग तकनीकों का उपयोग सिस्टम डेवलपमेंट लाइफ साइकिल के शुरुआती चरण में किया जाता है जिसमें सिस्टम विश्लेषण चरण, डिज़ाइन और इसके प्रयोग में लग जाने के बाद की समीक्षा शामिल है।

जब किसी सिस्टम को डेवेलप किया जाना होता है, तो पहले उस सिस्टम के बारे में बहुत सी जानकारी एकत्रित करनी होती है, जिससे उस सिस्टम का SRS (Software Requirements Specification) डॉक्यूमेंट तैयार किया जा सके| इस डॉक्यूमेंट में विकसित किये जाने वाले सिस्टम या सॉफ्टवेयर के इच्छित उद्देश्य और व्यवहार का पूर्ण विवरण होता है| इस डॉक्यूमेंट से ये भी पता चलता है कि सिस्टम क्या काम करेगा और इसका प्रदर्शन कैसा रहेगा| तो यदि हम चाहते हैं की हमारे सिस्टम का SRS डॉक्यूमेंट अच्छा बने तो हमें तथ्य खोजने की विभिन्न तकनीकों का बेहतर ढंग से प्रयोग करना पड़ेगा|

 तथ्य खोजने की तकनीक (Fact finding techniques)

  • मौजूदा दस्तावेजों की समीक्षा करना (Review of Records, Procedures, and Forms)
  • साक्षात्कार (interview)
  • प्रश्नावली (questionnaire)
  • ऑनसाइट अवलोकन (onsite observation)

 मौजूदा दस्तावेजों की समीक्षा करना

सिस्टम और संगठन से संबंधित जानकारी पहले से ही कुछ प्रकार के दस्तावेजों और रिकॉर्ड (जैसे सिस्टम यूजर मैनुअल, सिस्टम रिव्यू / ऑडिट, ब्रोशर आदि) में उपलब्ध होती है, या समाचार पत्रों, पत्रिकाओं, पत्रिकाओं आदि जैसे स्रोतों में प्रकाशित होती है। पहले से उपलब्ध दस्तावेज का अध्ययन, तथ्य और जानकारी इकट्ठा करने का सबसे तेज़ और स्वतंत्र तरीका होता है, जिसके आधार पर विश्लेषक आगे के अभ्यास के लिए प्रश्न तैयार कर सकते हैं।

मौजूदा दस्तावेजों की समीक्षा करने के लाभ
  • यह उपयोगकर्ताओं को संगठन या संचालन के बारे में कुछ ज्ञान प्राप्त करने में मदद करता है|
  • यह कम से कम समय में वर्तमान प्रक्रिया के प्रारूप और कार्यों का वर्णन करने के लिए सबसे अच्छा तरीका है क्यूंकि किसी भी उपयोगकर्ता के कार्यों के बारे में इनमे पहले से ही सही जानकारी लिखी होती है।
  • यह संगठन में किये गए लेनदेन, प्रोसेसिंग के लिए इनपुट की पहचान और प्रदर्शन का मूल्यांकन करने के बारे में एक स्पष्ट समझ प्रदान कर सकता है।
  • यह एक विश्लेषक को संचालन के संदर्भ में प्रणाली को समझने में मदद कर सकता है|
  • यह समस्या, इसके प्रभावित भागों और प्रस्तावित समाधान का वर्णन करता है।

साक्षात्कार (interview)

इस विधि का उपयोग समूहों या व्यक्तियों से जानकारी एकत्रित करने के लिए किया जाती है। विश्लेषक उन लोगों का चयन करता है जो साक्षात्कार के लिए सिस्टम से संबंधित हैं। इस पद्धति में विश्लेषक लोगों के साथ आमने-सामने बैठता है और उनकी प्रतिक्रियाओं को रिकॉर्ड करता है जिसके द्वारा विश्लेषक मौजूदा प्रणाली, उसकी समस्या और प्रणाली के बारे में सीखते हैं। साक्षात्कार कर्ता को पहले से ही इस प्रकार के प्रश्नों की योजना बनानी चाहिए जो वह पूछने जा रहा है और किसी भी प्रकार के प्रश्न का उत्तर देने के लिए तैयार होना चाहिए।

इंटरव्यू के द्वारा एकत्रित की गई जानकारी काफी सटीक और विश्वसनीय होती है, क्योंकि इसमें साक्षात्कार कर्ता स्वयं वहां मौजूद होता है और किसी संदेह की स्थिति में तुरंत नयी जानकारी प्राप्त कर सकता है। यह विधि गलतफहमी के क्षेत्रों को दूर करने और भविष्य की समस्याओं के बारे में चर्चा करने में मदद करती है।

इंटरव्यू के दो प्रकार हो सकते हैं

असंरचित साक्षात्कार (Unstructured Interview) – सिस्टम एनालिस्ट सिस्टम की बेसिक जानकारी हासिल करने के लिए सवाल-जवाब बैठक आयोजित करता है।

संरचित साक्षात्कार (Structured Interview) – इसमें मानक प्रश्न होते हैं जिसके अंतर्गत उपयोगकर्ता को वर्णनात्मक या ऑब्जेक्टिव प्रारूप में जवाब देने की आवश्यकता होती है। जिसे हम ओपन सेशन और क्लोज सेशन भी बोल सकते हैं|

साक्षात्कार के लाभ
  • यह विधि अक्सर विशिष्ट जानकारी इकट्ठा करने का सबसे अच्छा स्रोत है।
  • यह उनके लिए उपयोगी है, जो लिखित रूप में प्रभावी ढंग से संवाद नहीं कर पाते हैं या जिनके पास प्रश्नावली को पूरा करने का समय नहीं है।
  • जानकारी को आसानी से मान्य किया जा सकता है और तुरंत क्रॉस चेक किया जा सकता है।
  • इसके जरिये जटिल विषयों के बारे में भी जानकारी प्राप्त की जा सकती है|
  • किसी की राय मांगकर महत्वपूर्ण समस्या का पता लगाना आसान होता है।
  • यह गलतफहमी को कम करता है और भविष्य में होने वाली समस्याओं को कम करता है।

प्रश्नावली (questionnaire)

इस विधि के जरिये लिखित और निर्धारित प्रारूप में व्यक्ति से जानकारी मांगी जाती है। यह जानकारी इकट्ठा करने का एक तेज़ तरीका है यदि उत्तरदाता भौगोलिक रूप से अलग अलग जगह पर हैं या साक्षात्कार के लिए ज्यादा समय नहीं है। इसके अंतर्गत प्रश्न किसी भी प्रकार के हो सकते हैं: संरचित या असंरचित। संरचित प्रश्न में उत्तर YES / NO के रूप में, कई विकल्पों में से एक विकल्प का चयन, रेटिंग, रिक्त स्थान आदि के रूप में हो सकते हैं| वहीँ असंरचित प्रश्न में किस व्यक्ति से उसकी राय पूछी जा सकती है और वह स्वतंत्र रूप से इसका उत्तर दे सकता है।

प्रश्नावली के लाभ
  • यह उपयोगकर्ताओं के हितों, दृष्टिकोण, भावनाओं और विश्वास के सर्वेक्षण में बहुत प्रभावी है जो सह-स्थित नहीं हैं।
  • किसी स्थिति में यह जानना उपयोगी है कि दिए गए समूह के किस अनुपात में प्रस्तावित प्रणाली की किसी विशेषता का अनुमोदन या अस्वीकृति है।
  • सिस्टम प्रोजेक्ट को कोई विशिष्ट दिशा देने से पहले समग्र राय निर्धारित करना उपयोगी होती है।
  • यह अधिक विश्वसनीय होता है क्यूंकि इसमें उत्तरदाताओं की ईमानदार प्रतिक्रियाओं की उच्च गोपनीयता होती है।
  • यह तथ्यात्मक जानकारी का चुनाव करने और सांख्यिकीय डेटा संग्रह के लिए उपयुक्त है जिसे ईमेल और डाक द्वारा भेजा जा सकता है।

ऑनसाइट अवलोकन (onsite observation)

इस तकनीक में, विश्लेषक संगठन में भाग लेता है, दस्तावेजों के प्रवाह का अध्ययन करता है, मौजूदा प्रणाली को लागू करता है, और उपयोगकर्ताओं के साथ बातचीत करता है। अवलोकन एक उपयोगी तकनीक हो सकती है क्यूंकि इसमें विश्लेषक उपयोगकर्ता के दृष्टिकोण को समझ पाता है। इस तकनीक का उपयोग करके, सिस्टम विश्लेषक यह जान सकते हैं कि कर्मचारी अपना दिन किन किन कार्यों की करने में बिताते हैं।

ऑनसाइट अवलोकन के लाभ
  • यह जानकारी प्राप्त करने का एक सीधा तरीका है।
  • यह उस स्थिति में उपयोगी है जहां एकत्र किए गए डेटा की प्रामाणिकता सवाल में है या जब सिस्टम के कुछ पहलुओं की जटिलता उपयोगकर्ताओं द्वारा अच्छे से स्पष्ट नहीं की जा पा रही है।
  • यह अधिक सटीक और विश्वसनीय डाटा का उत्पादन करता है।